هفت استراتژی ارائه بازخورد اثربخش

هفت استراتژی برای ارائه بازخوردهای معنادار با رویکرد مبتنی بر نقاط قوت

طبق یافته های موسسه گالوپ (Gallup)، تنها ۲۱ درصد از کارکنان به شدت موافق هستند که در هفته گذشته بازخورد معناداری دریافت کرده اند.

مدیران، چه از روی اجتناب از گفتگو در مورد موضوعات دشوار و چالش برانگیز رفتار کنند و چه با وجود تمایل، در ارائه بازخورد ناکارآمد باشند، در نهایت تعداد اندکی از کارکنان، آن چیزی را که واقعا نیاز دارند می شنوند. علاوه بر این، مدیران از تکنیک بسیار موثری که می تواند به ساخت فرهنگ سازمانی بهتر کمک کند، غافل مانده اند.

همچنین، گالوپ دریافت کارکنانی که به شدت معتقدند «قدردانی اصیل» دریافت می کنند، چهار برابر بیشتر از سایرین، بر این باورند که دستمزد منصفانه ای دریافت می کنند.

بنابراین، چگونه می توانیم بازخوردی معنادار و اصیل ارائه دهیم؟

۱. شناسایی و بازشناسی نقاط قوت

کار را با شناسایی استعدادها و نقاط قوت منحصربه فرد هر یک از کارکنان آغاز کنید. این نقاط قوت را بازشناسی کرده و قدر بدانید؛ به گونه ای که کارکنان از میزان مشارکت مثبت خود در تیم و سازمان آگاه شوند.

شناسایی و قدردانی از نقاط قوت فردی باعث می شود کارکنان احساس ارزشمندی کنند و برای به کارگیری استعدادهای خود انگیزه پیدا کنند. این اعتباربخشی، حس داشتن هدف را در آن ها تقویت کرده و اعتمادبه نفسشان را بالا می برد؛ امری که در نهایت منجر به مشارکت فعال تر و اشتیاق بیشتر آن ها در انجام کار می شود.

«هیچ راه موثری برای توانمندسازی افراد، مانند این نیست که هر شخص را بر اساس نقاط قوتش ببینیم.»– دان کلیف

۲. پیوند دادن نقاط قوت به اهداف و مقاصد

نقاط قوت کارکنان را با مسئولیت های شغلی و اهداف سازمان همسو کنید. به روشنی تبیین کنید که چگونه نقاط قوت آن ها می تواند به تحقق اهداف مشخص کمک کند.

وقتی کارکنان پیوندی مستقیم میان نقاط قوت خود و موفقیت تیم و شرکت مشاهده کنند، احتمال اینکه احساس داشتن هدف کرده و به صورت درونی برای ارائه بهترین عملکرد برانگیخته شوند، بسیار بیشتر است.

۳. جلسات منظم پیگیری و بازخورد

جلسات منظم و در حالت ایده آل، هفتگی «یک به یک» (One-on-one) با کارکنان داشته باشید تا درباره نقاط قوت، میزان پیشرفت و زمینه هایی که می توانند از توانمندی های خود بیشتر استفاده کنند، گفتگو کنید.

جلسات بازخورد مستمر، یک «حلقه بازخورد مداوم» ایجاد می کند که به کارکنان اجازه می دهد در طول زمان، نقاط قوت و عملکرد خود را رشد داده و توسعه دهند. این امر همچنین نشان دهنده تعهد سازمان به کمک به موفقیت آن هاست.

*تحقیقات گالوپ پیشنهاد می کند که برگزاری جلسات هفتگی با هر یک از اعضای تیم، بهترین بازه زمانی است. این جلسات لزوما نباید رسمی باشند، اما باید منظم و مستمر برگزار شوند.

به عنوان یک قاعده کلی، مدیران باید ۳۰ درصد از زمان را به صحبت اختصاص دهند و ۷۰ درصد باقی مانده را به شنیدن کارکنان. گوش دادن بیشتر نسبت به صحبت کردن، به مدیران فرصت می دهد تا کارکنان و دغدغه هایشان را بهتر بشناسند.

۴. تشویق به قدردانی همتایان (Peer Recognition)

فرهنگی را ترویج کنید که در آن همکاران، نقاط قوت و دستاوردهای یکدیگر را بازشناسی کنند. ابزارهایی نظیر «پر کردن سطل ها» (Bucket-filling) و «قطره ها» (Drops) برای این منظور بسیار عالی هستند.

قدردانی از سوی همتایان، نه تنها بر اهمیت نقاط قوت تاکید می کند، بلکه محیط کاری مبتنی بر همکاری و حمایت متقابل را تقویت می نماید. این کار کارکنان را تشویق می کند تا از نقاط قوت خود برای نفع رساندن به کل تیم استفاده کنند.

۵. فراهم کردن فرصت هایی برای توسعه مهارت ها

فرصت های آموزشی و توسعه ای فراهم کنید که به کارکنان اجازه دهد نقاط قوت خود را بیش از پیش تقویت کرده و به کار بگیرند.

سرمایه گذاری بر توسعه مهارت، نه تنها توانمندی های کارکنان را ارتقا می دهد، بلکه نشان دهنده تعهد سازمان به رشد آن ها در حوزه هایی است که در آن ها سرآمد هستند. نقاط قوت ما در تمام ابعاد وجود دارد: در نحوه تفکر، کار کردن، ارتباط برقرار کردن، همکاری، مسئولیت پذیری، دستیابی به اهداف، ساختن روابط و غیره. از این رو، برگزاری دوره های آموزشی با رویکرد «مبتنی بر نقاط قوت» را مدنظر قرار دهید تا شرکت کنندگان بتوانند مهارت های ضروری حرفه ای را از دریچه منحصر به فرد توانمندی های خود بیاموزند.

۶. شخصی سازی بازخورد بر اساس نقاط قوت فردی

بازخوردها را بر اساس نقاط قوت خاص هر کارمند و چگونگی استفاده از آن ها برای درخشش در نقش شغلی شان، شخصی سازی کنید.

ارائه بازخورد شخصی سازی شده نشان می دهد که شما واقعا توانایی های منحصربه فرد هر کارمند را درک کرده و برای آن ها ارزش قائل هستید. این کار بازخورد را مرتبط تر و قابل اجرا کردن می کند و به کارکنان قدرت می دهد تا از نقاط قوت خود به طور موثری بهره بگیرند.

کارکنان امروز، خواهان مدیری هستند که برای توسعه شخصی و حرفه ای آن ها سرمایه گذاری کند.

۷. صریح باشید و مسئولیت کلام خود را بپذیرید

هنگام ارائه بازخورد، از جملات اول شخص استفاده کنید و صریح باشید.

تمرکز خود را بر «رفتار یا عمل» بگذارید، نه بر «شخصیت فرد». از به کارگیری زبان قضاوت گرانه یا حملات شخصی بپرهیزید. جملاتی مانند «همکارانت از تو شکایت دارند»، پویایی تیم را تخریب کرده و نسبت به کارمند غیرمنصفانه جلوه می کند.

ادغام این استراتژی ها در رویکرد بازخوردی، به شما کمک می کند تا فرهنگ سازمانی ای بسازید که تفاوت ها و نقاط قوت هر فرد را جشن می گیرد، رشد را تقویت می کند و در نهایت منجر به افزایش مشارکت کارکنان و رضایت شغلی می شود. با تاکید مستمر بر نقاط قوت و پرورش آن ها، می توانید پتانسیل های کامل کارکنان را شکوفا کرده و به توسعه حرفه ای آن ها کمک کنید.