تحلیل نقش دبیرخانه معاونت خدمات شهری در مدیریت اسناد اداری و تاریخی شهرداری ها

مدیریت صحیح اسناد اداری و تاریخی ستون فقرات حفظ دانش سازمانی، پاسخگویی و شفافیت در نهادهای عمومی، به ویژه شهرداری ها محسوب می شود. شهرداری ها به عنوان کانون اصلی خدمات شهری حجم عظیمی از سوابق روزمره اداری و همچنین گنجینه ای از اطلاعات تاریخی و توسعه شهری را تولید می کنند. با این حال، اغلب این اسناد به دلیل فقدان سیستم های مدیریتی منسجم در معرض خطر اتلاف، دسترسی دشوار یا بایگانی نامناسب قرار می گیرند. در این میان دبیرخانه معاونت خدمات شهری به دلیل تمرکز بر فعالیت های جاری و میدانی شهر نظیر خدمات شهری، فضای سبز و ترافیک نقشی حیاتی در گردش و ثبت این اطلاعات ایفا می کند. این پژوهش با رویکرد توصیفی- تحلیلی و با استفاده از روش اسنادی و کتابخانه ای به بررسی نقش، کارکردها و چالش های پیش روی دبیرخانه مذکور در فرآیند مدیریت اسناد اداری و تاریخی می پردازد. یافته های اصلی پژوهش نشان می دهد که دبیرخانه ها اگرچه نقطه کانونی گردش مکاتبات هستند اما به دلیل ضعف در زیرساخت های فنی، فقدان آموزش های تخصصی در زمینه آرشیو تاریخی و عدم یکپارچگی سامانه ها در صیانت موثر از اسناد تاریخی با چالش جدی مواجه اند. تقویت ارتباط میان دبیرخانه و بخش های فنی اسناد راهکاری کلیدی برای ارتقای کارایی مدیریت شهری است.

کلیدواژه ها:

دبیرخانه شهرداری ، اسناد اداری ، اسناد تاریخی ، مدیریت شهری ، معاونت خدمات شهری