نقش مسئول دفتر در مدیریت زمان و افزایش بهره وری مدیران شهری

مدیریت زمان مدیران شهری یکی از الزامات ارتقای بهره وری در شهرداری هاست؛ زیرا مدیران شهری همزمان با جلسات، مکاتبات، ملاقات های مردمی، هماهنگی های بین بخشی و پیگیری تصمیمات مواجه اند. در این میان مسئول دفتر می تواند با سامان دهی جریان زمان و اطلاعات نقش مهمی در پشتیبانی از عملکرد مدیر ایفا کند. مقاله حاضر با هدف تبیین نقش مسئول دفتر در مدیریت زمان و افزایش بهره وری مدیران شهری با رویکردی مفهومی - مروری تدوین شده است. داده های پژوهش از طریق بررسی و تحلیل منابع علمی فارسی و انگلیسی مرتبط با مدیریت، زمان، ادراک کنترل بر زمان، بهره وری سازمانی، مدیریت شهری و وظایف مسئول دفتر گردآوری و به صورت تحلیلی ترکیب شد. یافته های مرور نشان می دهد که مسئول دفتر از طریق برنامه ریزی و اولویت بندی ملاقات ها، هماهنگی جلسات، سامان دهی مکاتبات، آماده سازی اطلاعات، کاهش وقفه های اداری و پیگیری دستورات و مصوبات می تواند کنترل مدیر بر زمان را افزایش دهد و زمینه تمرکز بیشتر او بر امور راهبردی را فراهم کند. همچنین بهره وری مدیر شهری صرفا به افزایش حجم فعالیت ها وابسته نیست، بلکه کیفیت تصمیم گیری، سرعت، پیگیری، کاهش تاخیر و استفاده اثربخش از منابع زمانی و اطلاعاتی را نیز شامل می شود. بر اساس یافته ها مسئول دفتر را می توان هماهنگ کننده جریان زمان و اطلاعات در دفتر مدیریت شهری دانست؛ تحقق این نقش به شرح وظایف روشن، اختیار متناسب، مهارت های ارتباطی و دیجیتال، حمایت مدیر و استفاده از سامانه های اداری نیاز دارد.

کلیدواژه ها:

مسئول دفتر ، مدیریت زمان ، بهره وری مدیریتی ، مدیریت شهری ، هماهنگی سازمانی