شناسایی و بازطراحی فرآیندهای اداری شهرداری قائم شهر با رویکرد مهندسی مجدد

هدف: هدف اصلی این پژوهش، شناسایی و تحلیل نظام مند نقاط ضعف و گلوگاه های موجود در فرآیندهای اداری کلیدی شهرداری قائم شهر و ارائه یک چارچوب عملیاتی برای بازطراحی این فرآیندها با بهره گیری از رویکرد مهندسی مجدد فرآیندها (BPR) است. سازمان های عمومی و به ویژه شهرداری ها در ایران، با چالش هایی نظیر بوروکراسی ناکارآمد، اطاله زمان ارائه خدمات، عدم شفافیت و هزینه های عملیاتی بالا مواجه هستند که منجر به کاهش رضایتمندی شهروندان و افت کارایی سازمانی می شود. روش شناسی: این تحقیق از نظر هدف، کاربردی و از منظر روش، یک پژوهش توصیفی-تحلیلی با رویکرد کیفی است. گردآوری داده ها از طریق مطالعات کتابخانه ای گسترده، بررسی اسناد و قوانین مرتبط با مدیریت شهری و تحلیل مقالات و پژوهش های پیشین در حوزه مهندسی مجدد در بخش عمومی انجام شده است. برای تحلیل وضعیت موجود (As-Is) و طراحی وضعیت مطلوب (To-Be)، از تکنیک های تحلیل فرآیند، شناسایی گلوگاه ها و اصول بنیادین مهندسی مجدد استفاده شده و فرآیندهای شهرداری قائم شهر به عنوان یک مورد مطالعاتی (Case Study) تحلیلی در نظر گرفته شده است. یافته ها: یافته های تحلیلی نشان می دهد که فرآیندهای حیاتی و شهروندمحور در شهرداری قائم شهر، مانند «صدور پروانه ساختمانی» و «پاسخ به استعلامات»، از ساختاری وظیفه گرا، چندمرحله ای و مبتنی بر کاغذ رنج می برند. وجود مراحل تکراری، کنترل های متعدد غیرضروری، حرکت فیزیکی پرونده ها بین واحدهای جزیره ای و فقدان یک پایگاه داده یکپارچه، مهم ترین نقاط ضعف شناسایی شده هستند. در مقابل، مدل بازطراحی شده مبتنی بر BPR، بر اصولی چون ایجاد نقش «مدیر پرونده»، پردازش موازی فعالیت ها، استقرار «پنجره واحد خدمات الکترونیک»، خودکارسازی محاسبات و تصمیم گیری ها و ایجاد شفافیت کامل برای ذی نفعان استوار است. نتیجه گیری: گذار از مدل سنتی و وظیفه گرا به یک مدل فرآیندگرا و هوشمند، امری حیاتی برای بقا و کارآمدی شهرداری قائم شهر در عصر جدید است. پیاده سازی مهندسی مجدد فرآیندها، اگرچه با چالش هایی نظیر مقاومت در برابر تغییر و نیاز به سرمایه گذاری در فناوری همراه است، اما می تواند به بهبودهای جهشی (Quantum Leap) در شاخص های کلیدی عملکرد مانند کاهش زمان چرخه فرآیند تا ۷۰٪، کاهش هزینه ها و افزایش چشمگیر رضایت شهروندان منجر شود. این مقاله نقشه راهی استراتژیک برای مدیران شهری جهت آغاز این تحول بنیادین ارائه می دهد.

کلیدواژه ها:

مهندسی مجدد فرآیندها ، مدیریت فرآیندهای کسب وکار ، شهرداری قائم شهر ، مدیریت شهری ، بهبود فرآیند