مدیریت منابع از طریق اصلاح فرآیند درخواست ها در حوزه مدیریت پروژه ها با هدف افزایش کنترل همراه با چابک سازی: یک تجربه در یک بیمارستان بزرگ

مقدمه: با توجه به محدودی ت روزافزون منابع بیمارستان های دولتی، عدم مدیریت در نحوه تصویب و تخصیص منابع به پروژه های مختلف در سطح بیمارستان باعث هدر رفتن منابع و کاهش هزینه اثربخشی آنها می شود. این مطالعه با هدف اصلاح فرآیند درخواست ها در حوزه مدیریت پروژه ها جهت افزایش کنترل همراه با چابک سازی در بیمارستان امام رضا (ع) مشهد انجام شد. روش پژوهش: این مطالعه از نوع کاربردی بود که به روش کیفی و از طریق مصاحبه، بحث گروهی متمرکز و نشست متخصصان انجام شده است. در این مطالعه ابتدا وضعیت موجود شامل روش تصویب پروژه، روش تامین اعتبار، فرآیند تامین مواد موردنیاز و نحوه نظارت و گزارش دهی بررسی شد ، سپس با روش مهندسی مجدد و جلسات مورد اشاره، فرآیند جد ید با نظر به تحقق اهداف کنترلی در حوزه مدیریت و تضمین چابکی اجرای پروژه طراحی گردید. یافته ها: فرآیند موجود مدیریت پروژه ها با هماهنگی های عمدتا شفاهی با مدیریت شروع و کنترل ها در حوزه دفتر فنی بیمارستان انجام می شد و نحوه تهیه اقلام مورد نیاز پروژه نیز طبق روال معمول بدون امکان گزارشگیری و کنترل سقف تامین اعتبار انجام می شد. در فرآیند جدید برای هر پروژه مراحل زیر تعریف شد: تشخیص نیاز به انجام پروژه در قالب صورت جلسه، برآورد منابع موردنیاز، زمان شروع و اتمام پروژه، تخصیص کد بودجه به پروژه همراه با سقف ریالی مجاز، نحوه و زمان گزارش های پیشرفت پروژه. در این خصوص کار پرداز تا زمانی که سقف ریالی پروژه اجازه می دهد بدون طی روال معمول می تواند خریدهای لازم را انجام دهد. نتیجه گیری: افزایش کنترل فرآیند تصویب و اجرای پروژه و چابک سازی فرآیند از مهم ترین نتایج حاصل از مدل طراحی شده برای مدیریت پروژه می باشد. استفاده از این مدل می تواند بهبود مدیریت هزینه ها و افزایش پاسخگویی پیمانکاران را به دنبال داشته باشد.