طراحی مدل بهینه مدیریت گردش مکاتبات اداری در شهرداری قائم شهر با رویکرد کاهش زمان پاسخگویی

گردش مکاتبات اداری یکی از مهم ترین فرایندهای پشتیبان در سازمان های عمومی و به ویژه شهرداری ها به شمار می رود و کیفیت مدیریت آن تاثیر مستقیمی بر سرعت ارائه خدمات، هماهنگی بین واحدها، پاسخگویی به شهروندان و کارآمدی نظام تصمیم گیری دارد. شهرداری قائم شهر به عنوان یکی از نهادهای اصلی مدیریت شهری در استان مازندران، روزانه با حجم قابل توجهی از مکاتبات درون سازمانی و برون سازمانی مواجه است که بخش مهمی از آن ها به حوزه های شهرسازی، فنی و عمرانی، خدمات شهری، مالی و اداری مربوط می شود. در بسیاری از شهرداری های کشور، طولانی بودن زمان گردش نامه، تعدد مراحل ارجاع، نبود نظام اولویت بندی، عدم یکپارچگی اطلاعات و ضعف در پایش عملکرد، از عوامل اصلی افزایش زمان پاسخگویی محسوب می شوند. هدف این مقاله مروری، طراحی چارچوب مفهومی یک مدل بهینه برای مدیریت گردش مکاتبات اداری در شهرداری قائم شهر با رویکرد کاهش زمان پاسخگویی است. روش تحقیق از نوع مروری تحلیلی بوده و با استفاده از مطالعات داخلی و خارجی منتشرشده در حوزه مدیریت فرایندهای اداری، اتوماسیون اداری، دولت الکترونیک، مدیریت شهری و بهبود فرایندهای سازمانی انجام شده است. یافته های مرور پژوهش ها نشان می دهد که ترکیب مدیریت فرایندهای کسب وکار، سامانه های اتوماسیون یکپارچه، پایش زمان گردش مکاتبات، تعیین شاخص های عملکرد و بهره گیری از ابزارهای تحلیل داده می تواند به کاهش قابل توجه زمان پاسخگویی و افزایش شفافیت و قابلیت ردیابی مکاتبات منجر شود. در پایان، یک چارچوب مفهومی متناسب با ساختار شهرداری قائم شهر ارائه می شود که قابلیت استفاده در برنامه های تحول اداری و هوشمندسازی مدیریت شهری را دارد.

کلیدواژه ها:

گردش مکاتبات اداری ، زمان پاسخگویی ، شهرداری قائم شهر ، اتوماسیون اداری ، مدیریت فرایند ، مدیریت شهری