ارزیابی اثربخشی سامانه اتوماسیون اداری در بهبود عملکرد دبیرخانه شهرداری قائم شهر

دبیرخانه به عنوان یکی از ارکان اصلی نظام اداری شهرداری، مسئولیت ثبت، گردش، ارجاع، بایگانی و پایش مکاتبات رسمی را بر عهده دارد و کارایی آن تاثیر مستقیمی بر سرعت تصمیم گیری، هماهنگی بین واحدها و کیفیت ارائه خدمات شهری دارد. در دهه اخیر، توسعه سامانه های اتوماسیون اداری به عنوان یکی از مهم ترین ابزارهای تحول دیجیتال در بخش عمومی، زمینه بهبود فرآیندهای اداری و کاهش هزینه های عملیاتی را فراهم کرده است. هدف این مقاله، ارزیابی اثربخشی سامانه اتوماسیون اداری در بهبود عملکرد دبیرخانه شهرداری قائم شهر با تکیه بر مرور نظام مند مطالعات داخلی و خارجی و تحلیل شاخص های عملکردی مرتبط با دبیرخانه است. روش پژوهش از نوع مروری تحلیلی بوده و با استفاده از منابع علمی معتبر فارسی و انگلیسی منتشرشده در سال های اخیر انجام شده است. یافته های مطالعات بررسی شده نشان می دهد که استقرار سامانه اتوماسیون اداری موجب کاهش زمان گردش مکاتبات، افزایش دقت ثبت و بازیابی اسناد، ارتقای شفافیت فرآیندها، بهبود قابلیت رهگیری نامه ها، کاهش وابستگی به اسناد کاغذی و افزایش رضایت کارکنان و مدیران شده است. همچنین شواهد پژوهشی بیانگر آن است که موفقیت سامانه های اتوماسیون اداری علاوه بر زیرساخت فناوری، به عواملی نظیر آموزش کارکنان، استانداردسازی فرآیندها، حمایت مدیریتی و یکپارچگی با سایر سامانه های سازمانی وابسته است. بر این اساس، مقاله حاضر مدلی مفهومی برای ارزیابی اثربخشی سامانه اتوماسیون اداری در دبیرخانه شهرداری قائم شهر ارائه کرده و پیشنهادهایی برای ارتقای عملکرد دبیرخانه در چارچوب مدیریت شهری هوشمند مطرح می کند.

کلیدواژه ها:

اتوماسیون اداری ، دبیرخانه ، شهرداری قائم شهر ، مدیریت شهری هوشمند ، مکاتبات اداری ، تحول دیجیتال