ارائه ابزار مدیریتی اثربخش در سازمان با استفاده از رویکرد دانش محور (مطالعه موردی: شرکت برق منطقه ای فارس)

یکی از ابزارهای مدیریتی اثربخش در سازمانها مدیریت دانش است و مدیریت اسناد می تواند به عنوان یکی از ابزارهای اثربخش مدیریت دانش در سازمانها مد نظر قرار گیرد. اطلاعات کالای گرانبهایی است که نقش مهمی در تصمیم گیری مدیران به منظور تعیین برنامه های مورد نیاز جهت دستیابی به اهداف دستگاههای اجرایی دارد. به نظر به این، امر حفظ و نگهداری اطلاعات به شیوه ای مناسب و سهولت دسترسی به مدارک و مستندات مورد نیاز در اسرع وقت مسئله ای است که سازمانها را به پیاده سازی یک سیستم مدیریت اسناد اثربخش سوق داده است. مشکلات بازیابی اطلاعات و بایگانی فیزیکی با توجه به افزایش روزافزون حجم، اسناد احتمال مفقودی یا مخدوش شدن اسناد کاغذی، صرف هزینه و زمان بسیار جهت جابه جایی اسناد در سازمان و... موجبات استفاده از فناوری الکترونیکی را جهت سیستم مدیریت اسناد در سالهای اخیر فراهم کرده و سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی را به رویکردی ضروری در سازمانها تبدیل نموده است. شرکت برق منطقه ای فارس نیز با استفاده از یک رویکرد دانش محور مکانیزاسیون اسناد خود را به صورت فیزیکی و الکترونیکی مدنظر قرار داده و با توجه به اهمیت و ارزش اطلاعاتی بسیار زیاد مصوبات هیات مدیره شرکت، نسبت به ساماندهی اسناد این حوزه به شیوه ای اثربخش اقدام نموده است. با توجه به این که سیستم مدیریت الکترونیکی، اسناد یک ابزار مدیریت دانش صریح به شمار می رود؛ این تجربه با استفاده از رویکرد دانشی به کار گرفته شده توانسته است نتایجی اثربخش در حوزه مدیریت اسناد هیات مدیره شرکت برق منطقه ای فارس ارائه نماید که از آن جمله می توان به مدیریت متمرکز در طبقه بندی، استخراج مفاهیم و کلمات کلیدی و ثبت آنها در سیستم، افزایش دقت، سرعت و سهولت دسترسی به اسناد مورد اشاره و افزایش رضایتمندی هیات مدیره از پیاده سازی سیستم مدیریت اسناد مبتنی بر اهداف موردنظر ایشان اشاره نمود.

کلیدواژه ها:

اطلاعات مدیریت اسناد ، هیات مدیره ، دانش ، ابزار مدیریتی