مورنینگ های مدیریتی: یک ابزار استراتژیک برای پیشرفت سازمان

سردبیر محترم؛ جلسات گزارش صبحگاهی از روش های مهم، شناخته شده و مرسوم در محیط های درمانی است که سال های طولانیست در حوزه آموزش دانشجویان رشته های بالینی مورد استفاده قرار می گیرد (۱). علی رغم توسعه آن در حوزه بالین، الگوی جامع استفاده از این روش در رشته و عرصه های غیربالینی مثل علوم مدیریت سلامت فراگیر نشده است. با توجه به اهمیت روزافزون مدیریت اثربخش در حوزه سلامت و نقش کلیدی آن در ارتقای کیفیت خدمات و افزایش بهره وری، ضرورت دارد تا به بررسی و تبیین اهمیت و نحوه برگزاری مورنینگ های مدیریتی در سازمان ها پرداخته شود. مورنینگ های مدیریتی به عنوان یک جلسه هم اندیشی که در آن مدیران اجرایی حوزه سلامت، اعضای هیات علمی و دانشجویان به بحث درباره مسائل و چالش های حوزه مدیریتی می پردازند، تعریف شده است. مورنینگ های مدیریتی با هدف اصلی به اشتراک گذاشتن چالش ها، تجربیات و دستاوردها در قالب موینینگ برگزار خواهد شد. ارتقاء توانمندی در تحلیل شرایط و موقعیت های پیچیده تصمیم گیری، یادگیری کار تیمی و تعامل مدیران اجرایی و ارتقا آمادگی برای طرح مشکلات و اتخاذ راهکارهای مبتنی برشواهد نیز از سایر اهداف می باشد (۲). اهمیت مورنینگ های مدیریتی بهبود ارتباطات: این جلسات فرصتی را فراهم می کنند تا اعضای تیم مدیریت به طور مستقیم و رودررو با یکدیگر تعامل داشته باشند، اطلاعات را به اشتراک بگذارند و از آخرین تحولات و رویدادهای مرکز درمانی مطلع شوند. افزایش هماهنگی: با مرور برنامه ها و فعالیت های روزانه، از تداخل و موازی کاری جلوگیری شده و هماهنگی بین بخش های مختلف افزایش می یابد. شناسایی و رفع مشکلات و چالش ها: در این جلسات می توان مشکلات و چالش های موجود در سازمان را شناسایی و برای رفع آن ها راهکارهای مناسب اتخاذ کرد. افزایش انگیزه و تعهد: حضور در این جلسات به اعضای تیم مدیریت حس تعلق و مسئولیت پذیری بیشتری نسبت به اهداف و ماموریت های مرکز درمانی می دهد. بهبود کیفیت خدمات: با تمرکز بر بهبود فرآیندها و رفع موانع، کیفیت خدمات ارائه شده به بیماران به طور چشمگیری ارتقا می یابد. به اشتراک گذاری تجربیات: به اشتراک گذاری تجربیات، صرفا یک هدف جانبی در مورنینگ های مدیریتی نیست، بلکه عنصری حیاتی و بنیادین است که به سازمان ها کمک می کند تا از اشتباهات گذشته درس بگیرند، دانش خود را ارتقا دهند، تصمیمات بهتری بگیرند و در نهایت، به موفقیت دست یابند (۳,۴). نحوه برگزاری اثربخش مورنینگ های مدیریتی: تعیین اهداف و دستور کار مشخص: قبل از هر جلسه، باید اهداف مشخصی برای آن تعیین شود تا از اتلاف وقت و بحث های غیرضروری جلوگیری شود. به اشتراک گذاری تجربیات و چالش های هر سازمان در هر جلسه می تواند به عنوان اولویت اصلی دستور کار قرار داده شود. حضور منظم و به موقع: حضور تمامی اعضای تیم مدیریت در این جلسات ضروری است و باید به زمان بندی آن احترام گذاشته شود. مختصر و مفید بودن:  جلسات طولانی و بی هدف، نه تنها زمان ارزشمند مدیران را تلف می کنند، بلکه انگیزه و تمرکز آن ها را نیز کاهش می دهند، درنتیجه جلسات در بازه زمانی مشخص، محدود و به صورت اثربخش برگزار گردد. مشارکت فعال: تمامی اعضا باید فرصت داشته باشند تا نظرات و پیشنهادات خود را بیان کنند و در تصمیم گیری ها مشارکت داشته باشند. پیگیری نتایج: پس از هر جلسه، باید نتایج و تصمیمات اتخاذ شده به طور منظم پیگیری شوند تا از اجرای صحیح آن ها اطمینان حاصل شود. تعیین تسهیلگر: یک نفر به عنوان تسهیلگر جلسه تعیین شود تا مسئولیت هدایت بحث، مدیریت زمان و اطمینان از مشارکت همه اعضا را بر عهده داشته باشد. تسهیلگر باید مهارت های ارتباطی قوی داشته و قادر به ایجاد یک فضای امن و صمیمی برای تبادل نظر باشد. استفاده از روش های مشارکت فعال: از روش های مختلفی برای تشویق مشارکت فعال همه اعضا استفاده شود. می توان از تکنیک هایی مانند طوفان فکری (brainstorming)، گردش سریع (go-around) یا رای گیری سریع (quick polling) استفاده کرد. ارزیابی دوره ای اثربخشی جلسات: به طور دوره ای (مثلا هر سه ماه یک بار) اثربخشی جلسات مورد ارزیابی قرار گیرد. از اعضا بازخورد گرفته شود و نقاط قوت و ضعف جلسات شناسایی شود. بر اساس نتایج ارزیابی، اصلاحات لازم در نحوه برگزاری جلسات اعمال شود (۴).  امیدواریم این پیشنهادات بتواند به مراکز درمانی در برگزاری اثربخش تر مورنینگ های مدیریتی و بهبود عملکرد کلی آن ها کمک کند.

کلیدواژه ها:

Healthcare system ، Management ، Decision making ، Collaboration ، Management teams ، سیستم مراقبت های بهداشتی درمانی ، مدیریت ، تصمیم گیری ، همکاری ، تیم های مدیریتی