تحول دیجیتال اسناد؛ نگاهی جامع به ثبت، مدیریت و آرشیو الکترونیکی در بستر حقوق و سازمان

تحول دیجیتال اسناد در شهرداری ها با هدف ارتقاء بهره وری، شفافیت و پاسخ گویی اداری، با تمرکز بر سه محور ثبت، مدیریت و آرشیو الکترونیکی مورد تحلیل قرار گرفت. نظام حقوقی ایران با وجود گام های اولیه در رسمیت بخشی به اسناد دیجیتال، همچنان با چالش هایی چون نبود قوانین اجرایی الزام آور، ابهام در پذیرش حقوقی امضای دیجیتال و ناهماهنگی نهادی مواجه است. بررسی ساختارهای مدیریتی اسناد نشان داد که طراحی و پیاده سازی سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی بدون استانداردسازی فرآیندها، آموزش نیروی انسانی و ایجاد سامانه های یکپارچه، کارایی لازم را نخواهد داشت. یافته ها همچنین نشان داد که تحقق آرشیو دیجیتال موثر نیازمند هماهنگی بین الزامات حقوقی، الزامات فنی و استانداردهای بایگانی بلندمدت است و نبود چنین هماهنگی ای می تواند منجر به اختلال در پاسخگویی قانونی شهرداری ها شود. تحلیل نهایی نشان داد که ترکیب سیاست گذاری حقوقی شفاف، توسعه زیرساخت فناورانه و ارتقاء ظرفیت سازمانی، شرط اصلی موفقیت در استقرار نظام دیجیتال اسناد در مدیریت شهری است.

کلیدواژه ها:

ثبت الکترونیکی اسناد ، مدیریت اسناد ، آرشیو دیجیتال ، شهرداری ، حقوق اسناد الکترونیکی.