نقش و اهمیت مسئول دفتر در شهرداری

در ساختار سازمانی شهرداری ها، مسئول دفتر یکی از نقش های کلیدی و درعین حال کمتر تحلیل شده ای است که مستقیما بر نظم، پیگیری و کارآمدی امور اداری تاثیرگذار است. این پژوهش با تمرکز بر واحد شهرسازی شهرداری گنبدکاووس، به بررسی نقش و کارکرد مسئول دفتر در تسهیل فرآیندهای صدور مجوز، هماهنگی های درون سازمانی و پاسخگویی به ارباب رجوع می پردازد. هدف اصلی مقاله، تحلیل تاثیر حضور و عملکرد حرفه ای یک مسئول دفتر بر کیفیت ارائه خدمات شهری و بهره وری فرآیندهای شهرسازی است. روش تحقیق به کاررفته، از نوع مروری–تحلیلی و مبتنی بر داده های تجربی حاصل از مشاهدات مستقیم، مستندات داخلی شهرداری، فرم های اداری و تحلیل روندهای اجرایی است. فرض بر این است که تقویت نقش مسئول دفتر در واحد شهرسازی، منجر به تسریع مکاتبات، کاهش نارضایتی ارباب رجوع، و بهبود همکاری میان واحدها می شود. یافته های مطالعه نشان می دهد که مهارت های کلیدی مانند تسلط بر آیین نامه های شهرسازی، شناخت چرخه های اداری، توانمندی در استفاده از سامانه های دیجیتال و ارتباط موثر با کارکنان و شهروندان، از عوامل موفقیت در این جایگاه شغلی محسوب می شوند. همچنین، چالش هایی نظیر نبود شرح وظایف شفاف، کمبود آموزش های تخصصی و ضعف در فناوری های اداری، موانعی در مسیر بهره وری این نقش هستند. در نتیجه، این مقاله بر ضرورت توجه ساختاری به موقعیت مسئول دفتر، طراحی آموزش های هدفمند و ارتقاء جایگاه سازمانی آن تاکید دارد. یافته های ارائه شده می توانند راهنمایی برای مدیران شهری در راستای اصلاح ساختارهای اداری و ارتقاء خدمات شهرسازی باشند.

کلیدواژه ها:

مسئول دفتر ، شهرداری ، شهرسازی ، ساختار اداری ، گنبدکاووس