سید محمد حسین نورمحمدی
کارشناسی ارشد مدیریت منابع انسانی گرایش مدیریت عملکرد و بهروری
7 یادداشت منتشر شدهمدیریت کارکنان با عملکرد ضعیف؛ مرور یک راهنمای جامع
کارکنان یک سازمان، بسته به نحوه اجرای وظایف خود، می توانند به ارزشمندترین سرمایه یا به بزرگ ترین عامل زیان سازمان تبدیل شوند. به عبارتی، عملکرد نامطلوب کارکنان ممکن است کل کارایی سازمان را تحت تاثیر منفی قرار دهد. مدیریت عملکرد کارکنان یکی از حیاتی ترین وظایف مدیران و متخصصان منابع انسانی است. کارکنانی با عملکرد ضعیف می توانند بهره وری تیم را کاهش دهند، بر روحیه سایر اعضای تیم تاثیر منفی بگذارند و حتی مشتریان را ناراضی کنند. با این حال، برخورد درست با این افراد فرصتی برای رشد فردی و سازمانی فراهم می کند. در این مقاله بررسی می کنیم که چه عواملی منجر به افت عملکرد کارکنان می شوند و چگونه می توانیم کارمندان کم کار را مدیریت کنیم و بهره وری آنان را افزایش دهیم.
عملکرد ضعیف زمانی رخ می دهد که کیفیت کار یک کارمند به زیر سطح مورد نظر سازمان تنزل پیدا کند. ویژگی و شدت این موقعیت ها متفاوت است، اما رفتارهای زیر اغلب عملکرد ضعیف را نشان می دهند:
- عدم اجرای وظایف مطابق با استانداردهای مورد انتظار
- رفتار مخرب، منفی یا غیرقابل قبول
- ناسازگاری با قوانین، رویه ها یا سیاست ها
هر سازمانی برای حفظ کسب و کار خود به کارکنانی با بهره وری بالا نیاز دارد. هر کارفرمایی در طول مدیریتش با نوسان عملکرد کارکنانش مواجه می شود، اما عملکرد ضعیف باید جدی گرفته شود. مدیران ارشد هر سازمان باید بتوانند کارکنانی را که در انجام کارهایشان مشکل دارند شناسایی کنند و به علل اصلی آن مسئله بپردازند و اقدامات لازم را انجام دهند.
- علل ریشه ای عملکرد ضعیف:
برای ارائه راه حل های عملی، ابتدا باید دلایل اصلی عملکرد ضعیف شناسایی شوند. این دلایل را می توان به سه دسته کلی تقسیم کرد:
1) عوامل مرتبط با فرد و تاثیر آن بر عملکرد ضعیف:
این عوامل شامل ویژگی های شخصی، توانایی ها، شرایط زندگی و انگیزه های فردی کارکنان است. این عوامل به طور مستقیم بر عملکرد شغلی آنها تاثیر می گذارند و در بسیاری از موارد، شناسایی و رسیدگی به این مشکلات می تواند به بهبود عملکرد کمک کند. در ادامه به توضیح جزئی تر و دقیق تر این عوامل پرداخته می شود:
الف) عدم تناسب مهارت ها و شغل : یکی از شایع ترین دلایل عملکرد ضعیف کارکنان، نبود تناسب میان مهارت ها، دانش یا تجربه فرد با الزامات شغل است. اگر فرد به مهارت های فنی یا تخصصی برای انجام شغل مجهز نباشد، نمی تواند به اهداف شغلی برسد. گاهی اوقات کارکنان در موقعیت هایی قرار می گیرند که نیازمند تجربه های عملی بیشتری است که آنها هنوز به دست نیاورده اند.همچنین شخصیت افراد نیز می تواند بر موفقیت شغلی آنها تاثیرگذار باشد. برای مثال، فردی که تمایل به کار تیمی ندارد، در محیط های گروه محور موفق نخواهد بود.
اما راهکار این مسئله چیست؟
- تحلیل تناسب شغلی: پیش از استخدام، از آزمون های روان شناختی و ارزیابی های مهارتی استفاده کنید.
- آموزش و توسعه مهارت ها: برای پر کردن شکاف های مهارتی، برنامه های آموزشی هدفمند طراحی کنید.
- تغییر موقعیت شغلی: اگر تناسب کلی وجود ندارد، تغییر شغل به موقعیتی دیگر که با مهارت های فرد هم خوانی دارد، می تواند بسیار موثر باشد.
ب) مشکلات شخصی: زندگی شخصی کارکنان نقش بسیار مهمی در عملکرد آنها در محیط کار دارد. مشکلاتی که در خانه یا زندگی اجتماعی افراد وجود دارند، ممکن است انرژی ذهنی و فیزیکی آنها را کاهش دهند. مشکلات خانوادگی و مسائلی مانند مشکلات زناشویی، بیماری اعضای خانواده، یا مسئولیت های سنگین مراقبتی می توانند تمرکز فرد را مختل کنند. مشکلات مالی یا بدهی های سنگین یا فشار مالی مداوم باعث می شود کارکنان استرس شدیدی را تحمل کنند و این موضوع بر بهره وری آنها تاثیر منفی می گذارد. مشکلات سلامتی یا بیماری های جسمی یا روانی (مانند افسردگی یا اضطراب) می توانند توانایی فرد در انجام وظایف را کاهش دهند.
اما راهکار این مسئله چیست؟
- حمایت روانی و اجتماعی: ارائه خدمات مشاوره ای یا همکاری با متخصصان سلامت روان می تواند کمک کننده باشد.
- انعطاف پذیری در ساعات کاری: برای کارکنانی که با مشکلات شخصی دست و پنجه نرم می کنند، ساعات کاری انعطاف پذیر یا کار از راه دور می تواند فشار را کاهش دهد.
- برنامه های رفاهی: ایجاد تسهیلاتی مانند وام های کم بهره یا پشتیبانی مالی می تواند بخشی از مشکلات مالی را برطرف کند.
ج) انگیزه پایین: فقدان انگیزه یکی از دلایل اصلی عملکرد ضعیف است و می تواند ناشی از عوامل مختلفی باشد که بر اشتیاق کارکنان به کار تاثیر می گذارند. اگر تلاش های کارکنان به درستی شناسایی و ارزش گذاری نشود، آنها احساس بی اهمیت بودن می کنند و انگیزه خود را از دست می دهند. وقتی فرد احساس کند فرصت های رشد و پیشرفت شغلی در سازمان وجود ندارد، ممکن است دچار بی انگیزگی شود. خستگی و فرسودگی شغلی و کار مداوم بدون استراحت یا نبود توازن میان کار و زندگی، می تواند کارکنان را به سمت فرسودگی شغلی سوق دهد.
اما راهکار این مسئله چیست؟
- ایجاد سیستم های پاداش: ارائه پاداش های مادی و معنوی متناسب با عملکرد کارکنان (مانند تقدیرنامه، افزایش حقوق یا مزایا).
- طراحی مسیر شغلی: برنامه های توسعه حرفه ای ارائه دهید و به کارکنان نشان دهید که رشد شغلی امکان پذیر است.
- بهبود شرایط کاری: ساعات کاری منعطف، استراحت کافی و ایجاد محیط کاری دوستانه می تواند به بازیابی انگیزه کارکنان بسیار کمک کند.
د) ضعف در مدیریت زمان و اولویت بندی: برخی از کارکنان به دلیل عدم توانایی در مدیریت زمان یا اولویت بندی وظایف، عملکرد ضعیفی از خود نشان می دهند. مدیریت زمان نه تنها بر کیفیت کار بلکه بر سلامت روانی و رضایت شغلی کارکنان نیز تاثیر می گذارد. ضعف در این مهارت می تواند باعث انباشت وظایف، استرس، کاهش کیفیت کار و نارضایتی فرد و تیم شود. این افراد ممکن است در مدیریت وظایف روزانه دچار مشکل شوند و اولویت های کاری را به درستی درک نکنند. همچنین تمایل به تعویق کارها توسط این افراد باعث انباشته شدن وظایف و کاهش بهره وری می شود.
اما راهکار این مسئله چیست؟
آموزش مهارت های نرم: برگزاری کارگاه هایی در زمینه مدیریت زمان، برنامه ریزی و تعیین اولویت ها می تواند مفید باشد.
استفاده از ابزارهای دیجیتال: معرفی ابزارهایی مانند نرم افزارهای مدیریت وظایف (Trello، Asana) می تواند کارکنان را در مدیریت زمان کمک کند.
عوامل مرتبط با فرد، تاثیر بسزایی بر عملکرد شغلی کارکنان دارند. شناسایی دقیق این عوامل و ارائه راهکارهای هدفمند می تواند به بهبود بهره وری و رضایت شغلی کمک کند. با درک عمیق تر از شرایط فردی کارکنان و ارائه حمایت مناسب، سازمان ها می توانند زمینه موفقیت و پیشرفت را برای تمامی اعضای تیم فراهم کنند.
2) عوامل مرتبط با سازمان و تاثیر آن بر عملکرد ضعیف:
عوامل سازمانی نقش اساسی در تعیین کیفیت عملکرد کارکنان دارند. سازمان هایی که ساختار، فرهنگ و فرایندهای ناکارآمد دارند، زمینه ساز عملکرد ضعیف می شوند. در این بخش، عوامل مرتبط با سازمان که به ضعف عملکرد کارکنان منجر می شوند، شناسایی و بررسی می گردند و راهکارهای عملی برای بهبود آن ارائه شده است:
الف) عدم شفافیت در نقش ها و انتظارات: اگر اهداف و مسئولیت های شغلی به وضوح تعریف نشده باشند، کارکنان ممکن است نتوانند عملکرد مورد انتظار را ارائه دهند. بسیاری از کارکنان به دلیل عدم درک واضح از وظایف و انتظارات شغلی خود دچار سردرگمی می شوند. نبود شرح شغل دقیق یا تغییر مداوم اولویت ها از جمله عواملی هستند که به این مشکل دامن می زنند. این امر باعث می شود کارکنان در تصمیم گیری و اولویت بندی دچار اشتباه شوند، که نتیجه آن کاهش بهره وری و کیفیت کار است.
اما راهکار این مسئله چیست؟
- تهیه شرح شغل شفاف: تدوین دقیق وظایف، مسئولیت ها و انتظارات هر موقعیت شغلی در سازمان و بروزرسانی.
- ایجاد کانال های ارتباطی موثر: فراهم کردن بستری برای کارکنان جهت پرسش سوالات به وجود آمده و دریافت بازخورد مداوم از مدیران.
- بازنگری مداوم شرح شغل: با تغییرات سازمانی، شرح شغل های قدیمی باید به روزرسانی شده و متناسب با اهداف جدید سازمان و موقعیت فعلی سازمان نگارش و ابلاغ گردند.
ب) فرهنگ سازمانی نامناسب: فرهنگ سازمانی ضعیف می تواند به بی اعتمادی، نبود تعهد و کاهش انگیزه کارکنان منجر شود. عواملی مانند نبود حمایت، رفتارهای ناعادلانه یا عدم قدردانی از کارکنان باعث می شود افراد احساس کنند ارزش کارشان شناخته نمی شود. محیط های کاری تنش زا و رقابتی نیز می توانند روحیه کارکنان را تضعیف کنند.
اما راهکار این مسئله چیست؟
- تقویت فرهنگ قدردانی: برگزاری برنامه هایی برای تشکر و قدردانی از کارکنان با عملکرد بالا.
- ایجاد عدالت سازمانی: شفافیت در تصمیم گیری ها و توزیع منصفانه پاداش ها و منابع سازمانی.
- تقویت حس تعلق سازمانی: سازماندهی فعالیت های تیمی و اجتماعی برای ایجاد ارتباط مثبت میان کارکنان.
ج) ضعف در رهبری و مدیریت: مدیران ناکارآمد با فقدان مهارت های رهبری، ارتباط ضعیف با تیم و ناتوانی در حل مشکلات، یکی از عوامل اصلی کاهش بهره وری کارکنان هستند. عدم بازخورد موثر یا بازخورد بیش از حد منفی، روحیه کارکنان را کاهش می دهد. رفتارهای استبدادی یا عدم توانایی در هدایت تیم نیز باعث بی اعتمادی می شود.
اما راهکار این مسئله چیست؟
- آموزش رهبری به مدیران: برنامه های آموزشی برای تقویت مهارت های ارتباطی، تصمیم گیری و مدیریت تعارض برای مدران ارشد و میانی.
- بازخورد مثبت و سازنده: ایجاد تعادلی میان ارائه بازخورد مثبت و اصلاح عملکردهای نامطلوب توسط مدیران.
- رهبری مشارکتی: جلب نظر کارکنان در تصمیم گیری های مهم و ایجاد احساس مشارکت در موفقیت سازمان.
د) حجم کاری بیش از حد یا غیرمنطقی: حجم کاری زیاد یا توزیع نامتعادل وظایف یکی از مهم ترین دلایل کاهش بهره وری و ایجاد نارضایتی در کارکنان است. در چنین شرایطی، کارکنان ممکن است احساس کنند که زمان کافی برای انجام وظایف ندارند، یا فشار کاری بیش از حد توان آن هاست. همچنین، ناهماهنگی در تخصیص وظایف میان اعضای تیم می تواند باعث شود برخی افراد تحت فشار باشند و برخی دیگر کار کمتری داشته باشند. این مسئله اغلب به دلیل نبود برنامه ریزی صحیح، مدیریت ضعیف زمان بندی یا عدم درک صحیح مدیران از ظرفیت کاری کارکنان رخ می دهد. چنین شرایطی ممکن است منجر به کاهش کیفیت کار، تاخیر در تحویل وظایف، و حتی فرسودگی شغلی شود.
اما راهکار این مسئله چیست؟
- ارزیابی ظرفیت کاری: مدیران باید میزان وظایف و ظرفیت هر فرد را به طور مداوم بررسی کنند تا از توزیع عادلانه کارها اطمینان حاصل شود.
- ایجاد زمان های استراحت: طراحی استراحت های کوتاه مدت و معقول در طول روز برای جلوگیری از فرسودگی و فشار های کاری.
- استفاده از اولویت بندی: شناسایی وظایف حیاتی و تمرکز بر آن ها برای کاهش فشار بر کارکنان و در صورت لزوم استخدام نیروی کمکی یا تخصیص منابع اضافی برای مدیریت وظایف سنگین.
شفافیت در انتظارات، فرهنگ سازمانی مثبت، فرصت های رشد و توسعه، و حمایت از کارکنان می تواند به بهبود عملکرد و افزایش بهره وری منجر شود. سازمان ها باید به طور مداوم فرآیندها و سیاست های خود را بازبینی کنند تا اطمینان حاصل کنند که ساختار و فرهنگ سازمانی به جای تضعیف عملکرد، از آن حمایت می کند.
3) عوامل مرتبط با محیط کار و تاثیر آن بر عملکرد ضعیف:
محیط کار به عنوان بستر اصلی انجام فعالیت های روزانه، تاثیر چشمگیری بر عملکرد، انگیزه و بهره وری کارکنان دارد. محیط کاری نه تنها بر کیفیت کار آن ها بلکه بر انگیزه، خلاقیت و سلامت روانی شان نیز اثر مستقیم دارد. یک محیط کاری نامناسب می تواند باعث کاهش تمرکز، ایجاد استرس، کاهش بهره وری، نارضایتی شغلی و حتی استعفا و در نهایت ضعف عملکرد شود. در ادامه به عوامل محیطی موثر بر عملکرد ضعیف کارکنان اشاره شده و راهکارهای کاربردی برای بهبود آنها ارائه می شود.
الف) طراحی فیزیکی و چیدمان محیط کار: طراحی فیزیکی محیط کار شامل مواردی مانند نورپردازی، چیدمان فضای کاری، تهویه و دمای محیط است. چیدمان ناکارآمد محیط کار مانند: دفاتر شلوغ، فضای ناکافی یا دسترسی محدود به امکانات، می تواند بهره وری کارکنان را کاهش دهد. شرایتی مانند: نور ناکافی، فضای تنگ، تجهیزات غیراستاندارد، صداهای مزاحم، یا دمای نامناسب نیز ممکن است بر تمرکز و کارایی کارکنان تاثیر منفی بگذارد. وجود صداهای مزاحم (به ویژه در محیط های کاری باز) یا دمای نامناسب محیط باعث کاهش رضایت کارکنان و بروز خستگی می شود. به عنوان مثال، کارکنانی که در محیط های باز (Open Office) فعالیت می کنند، اغلب از سر و صدا و نبود فضای خصوصی شکایت دارند.
اما راهکار این مسئله چیست؟
- نورپردازی مناسب: استفاده از نور طبیعی همراه با نور مصنوعی برای بهبود تمرکز و کاهش خستگی چشم.
- کنترل دما و تهویه: اطمینان از عملکرد مناسب سیستم های گرمایشی و سرمایشی و تامین هوای تازه و مطلوب.
- فضای کاری بهینه: طراحی فضای کاری با توجه به نیازهای کارکنان، شامل حریم شخصی ،جنسیت کارکنان و فضاهای مشترک.
- کاهش صداهای مزاحم: نصب عایق های صوتی یا استفاده از دیوارهای تفکیک کننده برای کاهش نویز.
- تجهیزات ارگونومیک: ارائه میز، صندلی و ابزارهای کاری مناسب برای کاهش فشار جسمی و افزایش راحتی کارکنان.
ب) نبود امکانات کافی و تجهیزات و فناوری های مدرن: اگر کارکنان برای انجام وظایف خود به ابزارها یا تجهیزات خاصی نیاز داشته باشند و این ابزارها در دسترس نباشند یا کیفیت مناسبی نداشته باشند، کیفیت عملکردشان کاهش می یابد. نبود ابزارها و فناوری های لازم برای انجام وظایف، باعث کاهش سرعت و کیفیت کار کارکنان می شود. کارکنانی که مجبورند از تجهیزات فرسوده یا فناوری های ناکارآمد استفاده کنند، بیشتر در معرض استرس و نارضایتی هستند. به عنوان مثال، رایانه های کند، نرم افزارهای قدیمی یا عدم دسترسی به منابع موردنیاز می تواند فرآیندهای کاری را مختل کند.
اما راهکار این مسئله چیست؟
- تهیه تجهیزات مدرن: سرمایه گذاری در فناوری های جدید و ابزارهای کارآمد برای افزایش کارایی کارکنان.
- تعمیر و نگهداری منظم: اطمینان از عملکرد مناسب تجهیزات موجود با بررسی و تعمیرات دوره ای منظم.
- دسترسی به منابع: فراهم کردن منابع اطلاعاتی یا تخصصی موردنیاز برای انجام وظایف و اطمینان از وجود آن مانند اینترنت پرسرعت یا پایگاه های اطلاعاتی.
- آموزش استفاده از فناوری ها: برگزاری دوره های آموزشی برای اطمینان از بهره وری کارکنان از ابزارهای جدید و هوش های مصنوعی مرتبط با شغل.
ج)شرایط بهداشتی و ایمنی ناکافی: محیط هایی که از استانداردهای بهداشتی و ایمنی پیروی نمی کنند، خطرات فیزیکی و روانی برای کارکنان ایجاد می کنند. شرایط نامناسب مانند تهویه ضعیف، تمیزی ناکافی، یا تجهیزات خطرناک، می تواند موجب افزایش بیماری های جسمی، استرس و غیبت کارکنان شود. این موضوع به ویژه در مشاغل صنعتی یا کارگاه های تولیدی که با مواد خطرناک سر و کار دارند، بیشتر نمایان است.
اما راهکار این مسئله چیست؟
- بهبود بهداشت محیط: انجام نظافت منظم، دفع بهینه زباله ها، استفاده از تهویه هوای مناسب و تضمین دسترسی به امکانات بهداشتی.
- افزایش ایمنی محیط: ارائه تجهیزات حفاظتی، نظارت بر رعایت استانداردهای ایمنی و برگزاری آموزش های ایمنی. همچنین ارزیابی دوره ای تجهیزات ایمنی در جهت جلوگیری از بروز حوادث.
- ایجاد فضای آرام و سالم: طراحی اتاق های استراحت یا فضاهای آرام برای بازیابی انرژی کلیه کارکنان متناسب با موقعیت کاری.
د) نبود فضای اجتماعی مثبت و فضای روانی و فرهنگی در محیط کار :
روابط کاری ضعیف یا نبود فضای اجتماعی مثبت در محیط کار باعث احساس انزوا و کاهش انگیزه کارکنان می شود. یک محیط کار پرتنش، رقابتی یا فاقد حمایت روانی، به مرور زمان باعث کاهش انگیزه و بهره وری کارکنان می شود. رفتارهای نامناسب از سوی مدیران یا برخی همکاران، نظارت های افراطی، ایجاد ناامنی های جنسی توسط برخی مدیران یا کارمندان یا می تواند احساس ناامنی روانی ایجاد کند. در چنین محیطی، کارکنان ممکن است دچار اضطراب شوند یا احساس کنند که ارزش وجودشان و کارشان شناخته نمی شود. عدم حمایت همکاران، رفتارهای سرد یا رقابت ناسالم می تواند فضای کلی محیط را مسموم کند و تاثیر منفی بر عملکرد داشته باشد.
اما راهکار این مسئله چیست؟
- ایجاد اعتماد و امنیت روانی: تشویق کارکنان به ابراز نظرات بدون ترس از عواقب و فراهم کردن محیطی ایمن به دور از تعرض جنسی.
- کاهش استرس کاری: تعیین اهداف واقع بینانه و پرهیز از اعمال فشار بی رویه.
- مدیریت تعارضات: شناسایی زودهنگام تعارضات میان کارکنان و تلاش برای حل سازنده آنها.
- تشویق به تعاملات اجتماعی: برگزاری جلسات غیررسمی یا رویدادهای گروهی برای تقویت ارتباطات میان کارکنان.
- ترویج همکاری تیمی: تعریف پروژه های گروهی و تشویق به مشارکت.
- ایجاد فرهنگ همبستگی: تاکید بر ارزش های مشترک و تقویت حس تعلق به سازمان.
شناسایی دقیق کارکنانی که عملکرد ضعیفی دارند، پیش نیاز اجرای هر راهکاری است. عملکرد ضعیف کارکنان، اگر به موقع شناسایی و مدیریت نشود، نه تنها بهره وری تیم را کاهش می دهد، بلکه می تواند باعث ایجاد نارضایتی و تنش در محیط کار شود. این فرآیند باید مبتنی بر اصول علمی، داده های قابل اعتماد و با رعایت عدالت و احترام انجام شود. در این بخش، مراحل شناسایی، ابزارها و تکنیک های کاربردی برای شناسایی کارکنان با عملکرد ضعیف بررسی می شود.
ابزارهای ارزیابی عملکرد :ارزیابی عملکرد یکی از مهم ترین فرآیندهای مدیریت منابع انسانی است که با استفاده از ابزارهای دقیق و علمی انجام می شود. ابزارهای ارزیابی به مدیران کمک می کنند تا عملکرد کارکنان را به صورت عینی و منصفانه اندازه گیری کرده، نقاط قوت و ضعف را شناسایی کنند و برنامه های بهبود یا توسعه را طراحی کنند. در ادامه به نمونه ای از این ابزار ها اشاره میکنیم:
1) شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) :KPI ها معیارهای قابل اندازه گیری هستند که عملکرد کارکنان را در مقایسه با اهداف تعیین شده بررسی می کنند. این شاخص ها باید دقیق، شفاف و مرتبط با وظایف شغلی باشند.
- ویژگی های شاخص های کلیدی عملکرد:
- کمی و کیفی: KPI می تواند بر اساس اعداد (مانند فروش ماهانه) یا ارزیابی های کیفی (مانند رضایت مشتری) باشد.
- متناسب با شغل: باید متناسب با نقش و وظایف فرد باشد. مثلا برای یک کارمند فروش، تعداد فروش روزانه یک KPI کلیدی است.
- قابل ردیابی: باید داده هایی ارائه دهد که امکان نظارت مستمر و تحلیل روند را فراهم کند.
مثال ها:
کارمندان فروش : تعداد مشتریان جدید جذب شده، میزان فروش، نرخ حفظ مشتری.
کارمندان تولید : میزان خروجی تولید، نرخ خطا یا نقص محصولات.
کارمندان پشتیبانی : زمان پاسخ دهی به مشتری، تعداد شکایات حل شده.
این روش شامل بررسی های منظم عملکرد کارکنان (سه ماهه، شش ماهه یا سالانه) است. این ارزیابی ها ساختاریافته هستند و معمولا شامل داده های کمی، کیفی و بازخورد مستقیم مدیران می شوند.
- انواع ارزیابی دوره ای:
- ارزیابی مبتنی بر اهداف (MBO): عملکرد کارکنان بر اساس میزان دستیابی به اهداف مشخص شده ارزیابی می شود. این اهداف باید: مشخص و شفاف باشند. قابل اندازه گیری باشند. با استراتژی های سازمان همسو باشند.
- ارزیابی مبتنی بر شایستگی: عملکرد فرد بر اساس مهارت ها و رفتارهای کلیدی موردنیاز شغل سنجیده می شود، مانند: مهارت حل مسئله یا توانایی کار تیمی.
این روش جامع یکی از موثرترین ابزارهای ارزیابی عملکرد است. در این رویکرد، بازخورد از منابع مختلف جمع آوری می شود تا دیدگاه های متفاوتی از عملکرد کارکنان به دست آید.
- منابع بازخورد:
- مدیر مستقیم: دیدگاه سرپرستان درباره عملکرد و رفتار کارکنان.
- همکاران: نظر هم رتبه ها درباره تعاملات، همکاری و نقش آفرینی فرد در تیم.
- زیردستان (در صورت وجود): بازخورد زیردستان درباره توانایی رهبری و مدیریت.
- مشتریان یا ذی نفعان: در مشاغلی که ارتباط مستقیم با مشتری دارند نظر آنان درباره عملکرد فرد سنجیده شود.
- مزایا:
- ارائه دیدگاهی چندجانبه و جامع از عملکرد فرد.
- شناسایی نقاط قوت و ضعف در زمینه های مختلف.
- ایجاد فرصتی برای رشد و توسعه بر اساس بازخوردهای واقعی.
بازخورد مستقیم از مدیران به کارکنان در قالب جلسات منظم یکی از موثرترین ابزارهای ارزیابی عملکرد است.
- ویژگی های جلسات بازخورد:
- دوره ای بودن: این جلسات می توانند به صورت ماهانه یا سه ماهه برگزار شوند.
- تمرکز بر مسائل خاص: به جای مرور کلی، مشکلات و دستاوردهای خاص کارکنان در این جلسات بررسی می شوند.
- تعاملی بودن: کارکنان نیز فرصت دارند نظرات خود را درباره مشکلات و چالش ها بیان کنند.
برای دریافت بازخورد صادقانه، می توان از نظرسنجی های ناشناس استفاده کرد. این روش به شناسایی مسائل پنهان کمک می کند، به ویژه در مواردی که کارکنان در بیان مشکلات خود به صورت مستقیم احساس راحتی نمی کنند.
- موضوعات نظرسنجی میتواند شامل موارد زیر باشد:
- رضایت از مدیریت
- نگرش به شغل
- مشکلات و چالش های محیط کاری
استفاده از ابزارهای ارزیابی عملکرد، در کنار رعایت اصول شفافیت، عدالت و دقت، می تواند به سازمان ها کمک کند تا کارکنانی با عملکرد ضعیف را شناسایی کرده و برنامه هایی برای بهبود عملکرد آن ها طراحی کنند. انتخاب ابزار مناسب بستگی به نوع شغل، فرهنگ سازمانی و اهداف ارزیابی دارد. ترکیب چند ابزار می تواند دیدگاهی جامع تر و دقیق تری ارائه دهد. بهتر است این کار توسط یک متخصص منابع انسانی صورت گیرد.
راهکارهای بهبود عملکرد به فرآیندهایی اشاره دارند که هدف آن ها توانمندسازی کارکنان، افزایش بهره وری و کاهش مشکلات عملکردی پس از شناسایی کارکنان با عملکرد ضعیف است. این اقدامات باید به گونه ای طراحی شوند که هم به کارکنان کمک کنند تا به پتانسیل کامل خود برسند و هم از اهداف کلی سازمان پشتیبانی کنند. در این بخش، راهکارهای کوتاه مدت، میان مدت و بلندمدت مورد بررسی قرار میگیرد.
در جلساتی خصوصی و محترمانه، درباره عملکرد ضعیف فرد صحبت کنید. در این جلسات در مورد انتظارات، مشکلات و اهداف صحبت کنید و به جای سرزنش، سوالاتی بپرسید که به کشف ریشه مشکلات کمک کنند، مثلا بپرسید:
آیا در انجام وظایف خود با چالشی روبه رو هستید؟
انتظارات شغلی را بازتعریف کنید و از کارکنان بخواهید که دیدگاه خود را درباره این انتظارات ارائه دهند. همچنین برای کارکنان توضیح دهید که چگونه وظایف آن ها به اهداف کلی سازمان مرتبط است. از روش SMART برای تعیین اهداف استفاده کنید (مشخص، قابل اندازه گیری، دست یافتنی، مرتبط و زمان مند).
ب) ارائه بازخورد سازنده:ساختار بازخورد باید مشخص، شفاف، عملیاتی و سازنده باشد. به جای کلی گویی به عملکرد خاصی اشاره کنید. مثلا به جای گفتن:
" باید بهتر کار کنی "
بگویید :
" در پروژه بعدی، باید تا پایان هفته گزارشی کامل در مورد موضوع X ارائه دهی "
به جای تمرکز بر مشکلات، بر فرصت های بهبود تاکید کنید و به جای سرزنش، بر یافتن راه حل متمرکز شوید.
دوره های آموزشی تخصصی برای تقویت دانش فنی و مهارت های موردنیاز کارکنان برگزار کنید. از منابع داخلی (کارکنان ارشد) یا منابع خارجی (موسسات آموزشی) بهره بگیرید. فردی با تجربه را به عنوان مربی (Coach) تعیین کنید تا کارکنان را راهنمایی کند. این برنامه ها می توانند جلسات منظم داشته باشند و کارکنان را برای حل چالش های خاص توانمند کنند. اگر در جلسات آموزش مشخص شد که عملکرد ضعیف به دلیل عدم تناسب مهارت ها با نقش است، بازآموزی در زمینه های جدید را در نظر بگیرید.
ب) ایجاد انگیزه:سیستم پاداش یکی از موارد ایجاد انگیزه است. پاداش ها می توانند مالی (افزایش حقوق یا پاداش نقدی) و غیرمالی (تقدیرنامه، ترفیع، فرصت های آموزشی) باشند. کارکنانی که پیشرفت قابل توجهی نشان می دهند، باید تشویق شوند تا انگیزه آن ها حفظ شود.
ج) فرصت های رشد:فرصت هایی برای پیشرفت شغلی فراهم کنید (مانند پروژه های جدید، مسئولیت های بیشتر یا دسترسی به منابع خاص). نشان دهید که بهبود عملکرد می تواند مسیر حرفه ای فرد را تغییر دهد.
فرهنگ سازمانی را تقویت کنید تا کارکنان بدون ترس از قضاوت یا تنبیه، مشکلات خود را مطرح کنند. به مدیران آموزش دهید که چگونه با کارکنان با احترام و اعتماد رفتار کنند. کارکنان را به ارائه بازخورد و گفت وگو درباره مشکلات باید تشویق کنید. از ابزارهای دیجیتال برای ردیابی و اشتراک گذاری بازخورد استفاده کنید.
ب) مدیریت عملکرد پایدار:برنامه های ارزیابی دوره ای را برای پایش مداوم عملکرد کارکنان ایجاد کنید. گزارش های عملکرد را تحلیل کنید و روند پیشرفت را مستند کنید. کارکنان و استعداد هایی که در این روند بهبود پیدا کرده اند، باید مورد حمایت همه جانبه قرار گیرند تا انگیزه آنها به عنوان سرمایه های اصلی سازمان حفظ شود همچنین باید طبق برنامه ای دقیق مجدد تحت پایش قرار گیرند تا از روند موفقیت آمیز خود خارج نگردند.
برای مدیریت کارکنانی با عملکرد ضعیف، باید ابتدا با اقدامات کوتاه مدت مشکلات فوری را برطرف کرد، سپس با برنامه های آموزشی و ایجاد انگیزه در میان مدت، مهارت ها و نگرش کارکنان را بهبود بخشید و در نهایت، ایجاد تغییرات فرهنگی و مدیریتی بلندمدت می تواند تضمین کند که سازمان همواره محیطی مناسب برای رشد و توسعه کارکنان خود فراهم می کند. رویکردی تدریجی و منظم، همراه با ارتباط شفاف و پشتیبانی مداوم، می تواند به بهبود پایدار عملکرد کارکنان کمک کند.
اگر کارکنانی پس از اجرای تمام مراحل فوق همچنان عملکرد ضعیفی داشتند، باید تصمیمات سخت گیرانه تری گرفته شود. این تصمیمات میتواند شامل موارد زیر باشد:
- هشدار رسمی: پس از جلسات غیررسمی، اگر تغییری مشاهده نشد، اخطار کتبی صادر کنید و برنامه ای مشخص برای بهبود ارائه دهید.
- تغییر موقعیت شغلی: در صورت امکان، فرد را به موقعیتی دیگر که متناسب تر با مهارت هایش باشد منتقل کنید.
- خاتمه همکاری: اگر تمام اقدامات به نتیجه نرسید، اخراج کارکنان اجتناب ناپذیر خواهد بود. این کار باید با رعایت کامل قوانین کار و اخلاق حرفه ای و احترام انجام شود.