عوامل مهم و اثر گذار در موفقیت پروژه ها

با بررسی تعداد زیادی از پروژه های اجرا شده در صنعت عمران و ساخت و ساز ایالات متحده آمریکا مهمترین دلایل موفقیت این پروژه ها به شرح زیر ارائه می شوند:

۱- برنامه ریزی تفصیلی پروژه: مدیریت برنامه زمانبندی پروژه که یکی از مهمترین حوزه های دانشی پیکره دانش مدیریت پروژه (PMBOK6) بوده نیز بر اهمیت دقیق بودن و توجه به جزئیات برنامه زمانبندی تاکید دارد، به حدی که اگر برنامه ریزی ما در فاز های اول اجرای پروژه ضعیف بوده باشد می تواند لطمات و صدمات به سزایی را در امر مدیریت موفق پروژه ها وارد کند.
۲- تفکیک پروژه به WBS و فازها: یکی دیگر از عوامل موفقیت پروژه، شکستن کارهای قابل اجرا تا حدی که کنترل آن قابل اندازه گیری باشد بوده و این امر می تواند در صورت نبود دقت کافی موجب عدم کنترل بهینه پیشرفت پروژه شود. برای داشتن یک ساختار شکست کار (WBS) قابل اتکا و معتبر میبایست کارشناس برنامه ریزی و کنترل پروژه طی جلسات متعدد با مدیر پروژه، کارشناسان اجرا و همچنین بررسی دقیق مفاد قرارداد ها به این مهم دست پیدا کند. با توجه به این توضیح، فاز بندی قابل کنترل و WBS دقیق سبب موفقیت پروژه خواهد شد.
۳- تعیین نقاط تحویل: برای کنترل راحت و همچنین محاسبه پیشرفت پروژه ها، بهتر است نقاط و یا قسمت هایی از پروژه ها را فاز بندی نمود و با توجه به اتمام هر بخش بصورت جداگانه آنها را تحویل کارفرما داد؛ مثلا تحویل موقت بخشی از پروژه تا قبل از جمع آوری تجهیز کارگاه که میتواند از تاخیرات جلوگیری کرده و سبب موفقیت بیشتر در اجرای پروژه ها شود.
۴- تعیین مایلستون های قابل اندازه گیری: مایلستون ها نقاط مهم و رویداد های کلیدی هر پروژه هستند که می توان برای محاسبه پیشرفت و کنترل راحت تر پروژه ها از آنها استفاده کرد و تعیین این نقاط نیز سبب ساز موفقیت های پروژه میباشد.
۵- تعهد: یکی از مهمترین عوامل بحث تعهدات پروژه ( چه از جانب کارفرما و چه از جانب پیمانکاران) میباشد. بررسی و اجرای هر یک از مفاد قرارداد ها امری مهم و قابل توجه بوده و میتواند باعث موفقیت پروژه شود چرا که اجرای تعهدات سبب می شود که طرح دعاوی حقوقی تا حد زیادی کمتر شده که همین امر می تواند باعث اجرای بهتر و نیز کاهش تاخیرات و هزینه های اضافی بر پروژه شود.
۶- درگیر شدن تیم در برنامه ریزی داخلی: تیم مدیریت پروژه میبایست در همه امور اجرایی پروژه ها دخیل باشد تا بتواند از اتفاقات جدید در هر زمینه ای ( قراردادی، مالی، مدارک مهندسی و ... ) آگاه بوده و برای هر کدام چاره جویی متناسب کند.
۷- کنترل و پیگیری پروژه: وجود یک تیم مجرب و زبده کنترل در هر پروژه ای یک امر بدیهی و مورد نیاز است. مباحث کنترل پروژه که از فاز آغازین شروع شده و تا اتمام پروژه ادامه خواهد داشت موضوعات مهمی است که هر مدیر پروژه با این ابزار می تواند تصمیمات استراتژیک در راستای اهداف پروژه اتخاذ کند. کنترل مباحثی چون زمان، هزینه و کیفیت که از ارکان اصلی هر پروژه هستند امری مهم است و سبب می شود موفقیت پروژه قابل دستیابی باشد. هشدار های به موقع بابت تاخیرات و هر امری که باعث شکست در پروژه هاست، از وظایف اصلی تیم کنترل پروژه میباشد.
۸- قابل اندازه گیری بودن پیشرفت پروژه: اصولا برای بررسی پیشرفت پروژه میبایست داده های کمی را مورد استفاده قرار داد. می توان با طراحی یک سیستم اندازه گیری پیشرفت پروژه (PMS) که متناسب با اهداف پروژه است، پیشرفت های پروژه را در بازه های زمانی مشخص مورد بررسی قرار داد و همچنین میتوان با استفاده از درصدهای پیشرفتی که بصورت تجمعی نمایش داده می شوند، نمودار S-Curve پروژه را نیز رسم کرد.
۹- بررسی های منظم: هیچگاه نمی توان با شروع پروژه آن را رها و سپس بعد از اتمام پروژه اقلام آن را تحویل گرفت. در هر اموری میبایست بررسی و کنترل بصورت پیوسته در بازه های زمانی مشخص که طبق رویه هماهنگی به پیمانکار ابلاغ میشود، انجام گردد زیرا میتوان با بررسی های پیوسته همواره برای هر مشکل و ریسک پیش آمده در فرصت مناسب چاره جویی کرد تا این مشکلات باعث شکست در اهداف پروژه نگردند.
۱۰- مسئولیت پذیری: امر مهم دیگری که در خصوص این مسئله باید اشاره کرد موضوع مسئولیت پذیری است. در هر پروژه ای، تیم اجرا که شامل همه ارکان پروژه نظیر، مدیریت پروژه، مدیریت قراردادها، مدیریت برنامه ریزی و کنترل پروژه، مدیریت تدارکات و .... میشوند باید در قبال پروژه مسئولیت داشته باشند. افراد باید با دلسوزی نسبت به اجرای پروژه قدم بردارند، چرا که اگر خلاف این موضوع باشد می تواند اصطلاحا جزیره ای شدن کارها را در پیش داشته باشد و هماهنگی مورد نیاز بین اعضا برقرار نشود.
پس هر فردی بدون در نظر گرفتن جایگاه خود، در اولین نگاه باید نسبت به پروژه مسئولیت پذیر باشد تا بتوان بر مشکلات پیش آمده فائق آمد.

۱۱- جذابیت کاری: مدیر پروژه یا مجری طرح که کارفرما محسوب میشوند باید با تصمیمات خود در جهت بهبود شرایط کاری و فراهم آوردن رفاهیات مورد نیاز کارکنان باعث افزایش جذابیت کاری شده و کارمندان با شور و اشتیاق وظایف خود را نسبت به پروژه انجام دهند تا در مسیر موفقیت گام بردارند.
۱۲- ارتباطات موثر: بحث ارتباطات نیز همراستا با مورد مسئولیت پذیری بوده و اعضای تیم باید در راستای موفقیت پروژه با هر واحد دیگر ارتباطات مثبتی داشته باشند. هر پروژه نیاز به تیم های اجرایی دارد و باید با کمک همدیگر اهداف را پیاده سازی کنند و برای این اتفاق باید ارتباطات موثری نسبت به دیگر اعضا وجود داشته باشد.
۱۳- راهبری: مدیریت پروژه باید علاوه بر حل مشکلات و نگاه و تفکر سیستمی، باید یک راهبر متناسب نیز باشد. برنامه ریزی امری مهم است اما مهم تر از آن عمل به آن و اجرای فرامین است، پس یک مدیر در وهله اول باید بتواند یک راهبر خوب باشد و دستورات و نکات مهم را اجرا کند تا بتوانیم یک پروژه را موفق بدانیم.
۱۴- کاهش ریسک ها: در هر پروژه، برای مدیریت ریسک های برنامه ریزی شده، راهکار هایی ارائه می شود اما باید با نگاه جامع تر به این موضوع، مدیر پروژه برای ریسک های ناشناخته نیز چاره جویی کند. اصولا می توان با برنامه ریزی دقیق و کامل تا حد امکان ریسک های ناشناخته را خنثی کرد اما همیشه این خطر وجود دارد و نمی توان از کنار آن به سادگی عبور کرد.