۲۰ نکته در مورد اصول سرپرستی در ادارات آبخیزداری

تلخیص و تطبیق: کمال قادری *

.........................................................

1. سطوح مدیریت در یک سازمان عبارتند از: 

الف. مدیران عالی (ارشد) 

ب. مدیران میانی

ج. مدیران عملیاتی (سرپرستی)

.........................................................

2. سطح مدیران عالی (ارشد):

مدیران عالی معمولا کار سیاست گذاری، تعیین خط مشی و برنامه ریزی، تصمیم گیری، آینده نگری و سایر موارد کلان مربوط به سازمان را به عهده دارند و نوع کار آن ها بیشتر از نوع ادراکی و ذهنی است.

.........................................................

3. سطوح مدیران میانی:

مدیران میانی، برنامه ها و سیاست های کلی سازمان را از گروه مدیران بالاتر از خود دریافت می کنند و پس از تبدیل به برنامه های اجرایی در اختیار مدیران عملیاتی (سرپرستان) قرار می دهند. کارشان مدیریت بر سرپرستان است و نقش حلقه واسطه را میان مدیریت عالی و مدیران عملیاتی (سرپرستی) به عهده دارند و از مهارت ادراکی (ذهنی) و فنی تخصصی نسبتا یکسانی برخوردارند.

.........................................................

4. سطح مدیران عملیاتی (سرپرستی):

مدیران عملیاتی (سرپرستان) به طور مستقیم با کار عملیات اجرایی اصلی که هدف سازمان است، در ارتباط هستند و با ارباب رجوع و مشتریان سر و کار دارند و بیشتر وقتشان به حل و فصل مسائل جاری طی می شود. این گروه از مدیران، سرپرست نامیده می شوند. 

واژه سرپرست در برابر واژه لاتین supervisor به کار گرفته شده است. این مدیران از مهارت فنی تخصصی بالاتری برخوردارند. از میان مدیران سازمان، سرپرستان هستند که به طور مستقیم با کارکنان اجرایی و عملیاتی در ارتباط هستند (در آبخیزداری، با کارشناسان ستادی، ناظرین عالی، کارشناسان مسئول آبخیزداری ادارات شهرستان، ناظرین مقیم، مدیران عامل و سرناظرین شرکت های مشاور و مدیر پروژه ها و پیمانکاران).

 به همین علت سرپرستان را مدیران خط مقدم نیز نامیده اند و آنها را مدیران بلافصل نیروهای عملیاتی می دانند. موقعیت سرپرست خط اول در سازمان ها از این جهت منحصر به فرد است که تنها مدیری است که کار افراد غیر مدیر را سرپرستی می کند.

.........................................................

5. ساختار تشکیلاتی آبخیزداری در ادارات کل منابع طبیعی:

.........................................................

6. منابع چهارگانه سرپرستی

سرپرستان برای اداره امور سرپرستی به منابع چهارگانه زیر نیازمند هستند:

الف. منابع اطلاعاتی [Information resources]: شامل برنامه ها، آیین نامه ها و دستورالعمل ها.

ب. منابع مادی [Physical resources]: شامل اشیا، وسایل، امکانات و تجهیزات مورد نیاز سازمان نظیر ساختمان، زمین وغیره.

ج. منابع مالی [Financial resources]: شامل بودجه و اعتبارات و سرمایه های مالی سازمان.

د. منابع انسانی [Human resources]: شامل افراد و کارکنان که به عنوان عنصر حیاتی و سرمایه اصلی سازمان محسوب می شوند و 

جزو مهم ترین و اثربخش ترین منابع سازمانی به شمارمی روند.

مشکل اساسی اداره امور سازمان ها این است که سرپرستان باید منابع چهارگانه اطلاعاتی، مادی، مالی، انسانی را که غالبا محدود و ناهماهنگ می باشند شناخته، آنها را هماهنگ نموده و در جهت تحقق هدف ها به کار گیرند.

.........................................................

7. مدیران آبخیزداری در خصوص منابع انسانی با توجه به کمبود نیرو، بایستی از ظرفیت شرکت های مشاور، مطابق بخشنامه 169890 مورخه 1403/04/09 خدمات نظارت بر اجرای عملیات (شامل نظارت قبل از اجرا، حین اجرا و بعد از اجرا) بهره کامل ببرند و ترجیحا هیچ پروژه آبخیزداری بدون نظارت کارگاهی شرکت مشاور نباشد. مدیران عملیاتی آبخیزداری، به منظور تربیت نیرو و جانشین پروری، بایستی جهت نظارت عالیه پروژه از طرف کارفرما، به کارشناسان خود به عنوان ناظر عالی ابلاغ صادر نموده؛ و ترجیحا خود به وظایف مدیریتی، آموزش و هماهنگی بپردازند. 

.........................................................

8. اصول سرپرستی:

اصل 1. وظایف و مسئولیت های افراد باید کاملا روشن باشد 

(در آبخیزداری مهترین خلا، عدم تعیین دقیق و تفکیک حدود اختیارات و وظایف ادارات ستادی و شهرستانی و ناظرین عالی و مقیم می باشد).

اصل 2. افراد باید در انجام وظایف خود هدایت شوند.

اصل 3. کار رضایت بخش مستخدم باید مورد تشویق قرار گیرد.

اصل 4. کار نامطلوب باید مورد انتقاد قرار گیرد.

اصل 5. به مستخدمین باید میدان داد تا بتوانند مسئولیت های بیشتر را بپذیرند.

اصل 6. کارکنان باید برای پرورش استعدادها و نوآوری ها در کار خود ترغیب شوند.

اصل 7. محیط کار باید بهداشتی و مصون از استرس های روحی و روانی باشد.

.........................................................

9. منابع قدرت و ابزارهای سرپرستی:

الف. قدرت در اجرا در بکارگیری زیردستان و فعالیت های سازمان

ب. قدرت در تجزیه و تحلیل مسائل و حل مشکلات

ج. قدرت تعهد، صداقت و وجدان کاری و الگو بودن بین کارکنان

د. قدرت در تعلیم و تعلم، آموزشگری با جنبه راهنمایی، ارشاد و هدایت.

ه. قدرت در ایجاد اعتماد و همکاری و برخورد پسندیده

و. قدرت در ایجاد انگیزش در کارکنان

ز. قدرت در ایجاد ارتباط خوب انسانی به عنوان بین پل ارتباطی بین کارکنان و مدیران فرادست

.........................................................

10. سازماندهی (Organization)

فرایندی است که طی آن تقسیم کار میان افراد و گروه های کاری و هماهنگی میان آنها به منظور کسب اهداف صورت می گیرد و فرایند است چهارمرحله ای مرکب از:

الف. تقسیم کار (Division of Labor)

ب. طبقه بندی یا واحدسازی 

دسته بندی مشاغل و فعالیت ها در گروه های منطقی که می تواند بر اساس موارد ذیل شکل بگیرد: 

A. بر اساس وظیفه (هدف) B.منطقه جغرافیایی C. زمان فعالیت D. بر مبنای پروژه E. ترکیب مختلط و غیره

ج. سلسله مراتب (Scalar chain)

د. هماهنگی (Coordinating)

.........................................................

11. طبقه بندی فعلی معاونت آبخیزداری ادارات کل به دو اداره "آبخیزداری و حفاظت خاک" و "اداره کنترل سیلاب و آبخوانداری" ، به نظر می رسد که واحدبندی مناسب و متناسبی نبوده و ضمن اینکه هدف یکسانی را پیگیری می کنند، عملا تداخل وظایف بسیاری بین این دو اداره تخصصی در ادارات کل استان ها وجود دارد. 

.........................................................

12. تقسیم کار به وظایف مختلف و مجزا، موجب می شود که مدیران و کارکنان بر حوزه های ویژه کاری تمرکز یابند. در نتیجه زمینه های تخصصی آنان پرورش می یابد و کارایی سازمان بالا می رود. رعایت اصول زیر در تقسیم کار و تشکیل سازمان مهم است:

الف. تخصص

ب. صرفه جویی 

ج. کنترل

د. هماهنگی عملیات

ه. اهمیت نسبی وظایف

.........................................................

13. در معاونت آبخیزداری ادارات کل منابع طبیعی و ادارات زیرمجموعه جهت تقسیم کار، تعیین موارد ذیل ضروری است: 

الف. کارشناس مسئول طرح و برنامه (رابط اداره طرح و برنامه معاونت برنامه ریزی)

ب. ناظرین عالی پروژه های آبخیزداری (ترجیحا در هر سال، یک ناظر عالی بیشتر از سه پروژه را نظارت ننماید).

ج. کارشناس مسئول مطالعات (رابط اداره مهندسی مطالعات)

د. کارشناس مسئول بایگانی (خصوصا پرونده پروژه های آبخیزداری، بخشنامه ها و غیره)

ه. کارشناس مسئول مستندسازی و تهیه بانک اطلاعاتی 

و. کارشناس مسئول پروژه های مشارکتی، آموزش و روابط عمومی (رابط اداره آموزش، ترویج و مشارکت های مردمی)

ز. کارشناس مسئول مباحث حقوقی آبخیزداری در خصوص شکایت های پیمانکاران و پرونده های سیل (رابط اداره امور حقوقی)

.........................................................

14. اختیار و تمرکز

· اختیار:

حقی است که به پستی داده می شود تا فرد بتواند بر مبنای آن قوه تشخیص خود را برای اتخاذ تصمیماتی جهت تاثیر بر دیگران به کار بندد.

· تفویض اختیار و عدم تمرکز [Decentralization]:

تفویض اختیار، عبارت است از اینکه مدیر، قسمتی از اختیارات خود را به زیردستان انتقال دهد.

· تمرکز: 

عکس عدم تمرکز بوده و عبارت است از عدم تفویض اختیار در سطحی گسترده و اگر چنانچه اصلا تفویض اختیار نشود، تمرکز مطلق اختیارات در یک فرد یا یک سطح سازمان است.

· تمرکز و عدم تمرکز، به صورت مطلق در هیچ سازمانی وجود ندارد؛ و همیشه حفظ تعادل بین تمرکز و عدم تمرکز لازم می باشد.

.........................................................

15. فرایند تفویض اختیار

الف. واگذاری وظایف (با تجزیه و تحلیل پست، مسئولیت ها و اهداف شغل مورد نظر)

ب. تفویض اختیار [Delegation of authority] (اختیارات کافی و متناسب با مسئولیت های شغلی واگذار شده)

ج. تعیین مسئولیت و موازین ومعیارهای تعیین شده برای حسن انجام وظایف محوله

د. ایجاد یک سیستم کنترل (جهت ارزیابی نتایج تفویض اختیار)

.........................................................

16. اصول تفویض اختیار

الف. واگذاری اختیار نسبت به قسمتی از اختیارات ممکن است نه نسبت به تمام آنها.

ب. واگذاری اختیار از واگذارنده اختیار، سلب مسئولیت نمی کند.

ج. واگذاری اختیار، قابل فسخ است.

د. واگذاری اختیار، باید با نظارت توام باشد.

ه. تناسب بین اختیار و مسئولیت باید حفظ شود.

.........................................................

17. میزان تمرکز سازمان

اگر کلیه تصمیم های مهم در سطح مدیریت عالی اتخاذ شود، گفته می شود که سیستم کاملا متمرکز است؛ ولی اگر با تفویض اختیار، فرصت تصمیم گیری برای سطوح عملیاتی سازمان ایجاد گردد، سیستم را غیر متمرکز می نامند. البته در سیستم های غیر متمرکز نیز کنترل مدیریت عالی با استفاده از مجموعه متنوعی از ابزار نظارت و بازرسی استمرار می یابد و به هیچ وجه مسئولیت مدیران عالی لوث نمی شود.

.........................................................

 18. تمرکز اختیارات در برخی ادارات آبخیزداری رایج است به طوری که بعضا پروژه ها صرفا با امضای 4 نفر (مدیرعامل شرکت پیمانکار، سرپرست اداره شهرستان، سرپرست اداره تخصصی استان و معاون آبخیزداری)، اجرا گردیده و خاتمه می یابد. در حالی که عدم تمرکز و تفکیک و تفویض اختیارات و مسئولیت ها؛ با امضای افراد ذیل، حالت بهینه می باشد:

این رویکرد، ضمن انطباق بر شرایط عمومی پیمان با سه اصل (پیمانکار، مشاور و کارفرما)، باعث نظارت بهتر، دقت بیشتر، ایجاد اشتغال زایی در بخش خصوصی و همچنین پرورش نیروها در ادارات می شود. بدیهی است در شرایط خصوصی پیمان های اجرا و نظارت، بایستی قید گردد که رئیس کارگاه پیمانکار، ناظرین کارگاهی و سرناظر شرکت مشاور، دارای مدرک حداقل لیسانس بوده و ترجیحا از رشته آبخیزداری انتخاب شوند. 

.........................................................

19. کنترل

یکی از وظایف اساسی مدیریت و سرپرستی است و فرایندی است که از طریق آن، فعالیت های انجام شده با عملیات برنامه ریزی شده، تطبیق داده می شود و درجه تطابق با ایده آل ها یا استانداردها برای جلوگیری از تفاوت ها و تضادهای احتمالی سنجیده می شود.

مراحل فرآیند کنترل عبارتند از:

مرحله اول: تعیین استاندارد یا ضابطه عملکرد (استانداردهای کمی، کیفی و مختلط)

مرحله دوم: سنجش عملکرد استانداردها (با روش های نمونه گیری، مشاهده و بحث غیر رسمی، پیش بینی و گزارشات کتبی به همراه توضیحات شفاهی)

مرحله سوم: تشخیص انحرافات و تحلیل علل آنها

مرحله چهارم: اقدامات اصلاحی (به هنگام ملاحظه نتایج عملیات با حدی پایین تر از میزان استاندارد)

.........................................................

20. ارزیابی عملکرد (Performance Appraisal) یا ارزشیابی عملکرد (Performance Evaluation)

فرآیندی است که توسط آن، مدیر رفتار کاری کارکنان را با اندازه گیری و مقایسه با استانداردهای تعیین شده، ارزشیابی می کند. نتایج را ثبت می کند و آن را به کارکنان ابلاغ می کند. سیستم منابع انسانی را می توان به چهار قسمت جذب نیرو (شامل جذب و گزینش)، آموزش و بهسازی، انگیزش و پرداخت تقسیم کرد. ارزیابی عملکرد در هر 4 بخش وجود دارد.

.........................................................

منبع:

تیموری، مهدی، روزبه نیا، علی، همتی فر، محمد، اصول سرپرستی، 1394، انتشارات ساکو

Mahdi Teymmouri, Ali Roozbehnia, Mohammad Hemmatifar, Supervisory Principles, 2015, SACO

.........................................................

لینک دانلود یادداشت در ریسرچ گیت