روش های محاسبه بودجه اتمام پروژه و شاخص EAC

بودجه یک پروژه هزینه های ترکیبی کلیه فعالیت ها، وظایف و مایلستون هایی است که پروژه باید به آن ها بپردازد و شامل مبلغی می شود که برای اتمام پروژه و رسیدن به اهداف کلان به آن نیاز است و باید توسط کلیه ذی نفعان تایید گردد. در مرحله آغازین و شروع پروژه فرآیند بودجه بندی آغاز میشود و تا پایان رسیدن پروژه ادامه میابد.
برای میزان اهمیت این فرآیند دلایل زیادی وجود دارد اما بعنوان مثال دو دلیل مهم بیان می شود که عبارتند از:
۱) این فرآیند (بودجه بندی) یک بخش اساسی در تامین بودجه مورد نیاز پروژه است. اعداد پیش بینی شده برای ذی نفعان قابل درک تر است و بیانگر این است که دقیقا چه مقدار پول و در چه زمانی برای شروع پروژه نیاز است.
۲) اگر بودجه پروژه بصورت کاملا دقیق برنامه ریزی شده باشد می تواند زمینه ساز طراحی سیستم کنترل هزینه های پروژه باشد. داشتن یک برآورد از بودجه نهایی برای مدیریت پروژه امری مهم و حیاتی میباشد، چرا که میتواند هزینه های واقعی پروژه را نسبت به بودجه مصوب (Baseline) اندازه گیری کند و میزان هزینه کرد پروژه را تا زمان Status Date (زمان گزارش) بررسی کند. با بررسی این روش میتوان درکی از میزان پیشرفت پروژه را محاسبه کرد. (از لحاظ پیشرفت مالی)
البته بهتر است برای محاسبه میزان پیشرفت پروژه بصورت ترکیبی از زمان و هزینه استفاده کرد که معمولا در این حوزه نقش مدیریت ارزش کسب شده (EVM) بیش از پیش نمایان شده و اهمیت آن را می توان کامل درک کرد.
برای تخمین میزان بودجه مصوب معمولا از روش های مرسوم * تخمین پایین به بالا (شامل تخمین قسمت های مختلف پروژه، مانند کارها، نقاط عطف یا مراحل و جمع کردن آن ها برای رسیدن به هزینه پروژه می شود)، *تخمین بالا به پایین (برآورد بالا به پایین در مقابل رویکرد پایین به بالا ذکر شده است. این کار از کل بودجه پروژه شروع می شود و شامل تجزیه آن به قطعات کوچک تر است)، *برآورد مشابه از پروژه های گذشته و *تخمین پارامتریک (در مقایسه با برآورد متشابه، رویکرد پارامتریک دقیق تر است. این روش از مجموع هزینه بدبینانه، خوشبینانه و ۴ برابر هزینه محتمل تقسیم بر ۶ حاصل میگردد) استفاده میگردد.
حال با توجه به نکاتی که ذکر شد، طبق مفهومی که PMBOK6 در خصوص محاسبه بودجه اتمام پروژه (Estimate At Completion یا EAC ) ارائه کرده است؛ روش های متفاوتی برای این محاسبه وجود دارد که در حالت اول فرمول زیر معرفی میگردد اما قبل از ارائه فرمول باید پارامتر های معرفی شده در فرمول را بشناسیم؛ "بودجه تکمیل کار که با BAC نشان داده می شود و مخفف کلمه Budget At Completion میباشد"
" شاخص عملکردی هزینه که با CPI نشان داده شده و مخفف کلمه Cost Performance Index میباشد"
با توجه این توضیحات میتوان به راحتی فرمول زیر را معرفی کنیم:
EAC= BAC/CPI
اگر بخواهیم در حین اجرای پروژه با توجه به میزان مصرف هزینه و عملکرد کنونی، مقدار بودجه ای که نیاز است تا پروژه به اتمام برسد را محاسبه کنیم، از این شاخص استفاده می کنیم. در واقع در این روش فرض میکنیم شاخص عملکردی که تاکنون از این استفاده شده، در آینده نیز بر همین منوال خواهد بود.
اگر CPI برابر با ۱ باشد، مفهوم آن است که مدیر پروژه می تواند بدون پیش بینی بودجه اتمام، پروژه را مطابق با همان بودجه مصوب قبلی به اتمام برساند.
در حالت دوم، طبق توضیح PMBOK6 فرمول EAC=AC+(BAC-EV) معرفی شده است که از پارامتر های هزینه واقعی (AC) و ارزش کسب شده (EV) در آن استفاده شده است.
این حالت زمانی مورد استفاده قرار می گیرد که بتوان پروژه را مطابق با برنامه زمانبندی به پایان رساند اما با توجه به مشکلاتی، افزایش هزینه رخ داده و مدیر پروژه می داند که دیگر این اتفاق تکرار نخواهد شد و میتواند در آخر مطابق با همان افزایش بودجه تایید شده توسط ذینفعان، پروژه را به اتمام برساند.
در حالت آخر و سوم نیز PMBOK6 توضیحاتی را ارائه نموده است.
زمانی که پروژه در حین اجرا بیش از بودجه تصویب شده خود هزینه کند و در همین حال نتواند مطابق با برنامه زمانبندی خود پیشرفت حاصل کند و دچار تاخیرات زمانی نیز شود و با توجه به این دو مورد، کارفرما نیز تاکید بر اتمام پروژه طبق همان زمانبندی قبلی داشته باشد، در این حالت میبایست یکی از شاخص های عملکردی هزینه یا زمانی (SPI یا CPI) را در پیش بینی هزینه اتمام پروژه استفاده نمود.

AC+(BAC-EV) / CPI*SPI

مطالعات نشان می دهد که اغلب پروژه های عمرانی در ایران با تجاوز از بودجه مصوب و تاخیر در زمان بندی مواجه می شوند.
لذا به کارگیری روش سوم به عنوان یک راهکار بالقوه برای بهبود مدیریت پروژه ها در این کشور پیشنهاد می شود.