چطور به انگلیسی ایمیل رسمی بنویسیم؟ ساختار، لحن مودبانه و عبارت های آماده

ایمیل رسمی به انگلیسی، برای خیلی از ما، فقط مسئله ی دانستن کلمات نیست؛ مسئله ی لحن است. یک درخواست ساده، با یک جمله ی مستقیم، می تواند خشک و بی ادبانه به نظر برسد، در حالی که همان درخواست با یک عبارت مودبانه،

 کاملا حرفه ای می شود. خبر خوب این است که ایمیل رسمی، فرمول ثابتی دارد و با تمرین چند عبارت آماده، خیلی زود برایتان طبیعی می شود.

ساختار استاندارد یک ایمیل رسمی

یک ایمیل رسمی خوب معمولا این شش بخش را دارد:

۱. موضوع (Subject): کوتاه، مشخص و مرتبط با اقدام یا مهلت. مثلا: Review requested: revised service agreement

۲. سلام و خطاب (Greeting): Dear Ms Patel, یا Dear Hiring Manager, و اگر نام مخاطب را نمی دانید: Dear Sir or Madam,

۳. بیان هدف در همان جمله های اول: خواننده نباید تا پاراگراف سوم حدس بزند که چرا نوشته اید.

۴. بدنه ی کوتاه و روشن: فقط جزئیات لازم، در پاراگراف های کوتاه یا به صورت فهرست.

۵. اقدام یا گام بعدی: دقیق بگویید چه چیزی و تا کی از مخاطب می خواهید.

۶. جمله ی پایانی مودبانه و امضا: با نام کامل و اطلاعات تماس مرتبط.

اصل طلایی: وضوح، نه تکلف

در انگلیسی کاری امروز، مهم ترین اصل «وضوح» است: مودب و مشخص باشید، نه بیش از حد پرطمطراق و نه بیش از حد خودمانی. جمله های کوتاه و مستقیم مودبانه، خیلی بهتر از جمله های طولانی و پیچیده جواب می دهند.

عبارت های آماده که همیشه به کارتان می آید

برای شروع:

I am writing to request approval for the revised schedule.

یعنی: برای درخواست تایید برنامه ی بازبینی شده می نویسم.

برای درخواست مودبانه:

Could you please confirm your approval by 12 November?

یعنی: لطفا تا ۱۲ نوامبر تایید خود را اعلام می کنید؟

برای پیگیری:

I am writing to follow up on my email of 5 November regarding the revised schedule.

یعنی: در پیگیری ایمیل ۵ نوامبر خود درباره ی برنامه ی بازبینی شده می نویسم.

برای عذرخواهی:

I apologize for the delay in responding.

بابت تاخیر در پاسخ عذر می خواهم.

Thank you for your patience.

از صبوری شما سپاسگزارم.

برای پایان:

Thank you for considering this request.

از توجه شما به این درخواست سپاسگزارم.

I look forward to hearing from you.

مشتاق شنیدن پاسخ شما هستم.

برای امضا، در بیشتر ایمیل های کاری، این دو پایان مناسب اند:

Kind regards,

Yours sincerely,

اشتباه های رایجی که بهتر است کنار بگذاریم

- دستور مستقیم به جای درخواست: به جای «Send me the report.» بگویید «Could you please send me the report?»

- موضوع مبهم یا ناقص که خواننده را مجبور می کند ایمیل را باز کند تا بفهمد موضوع چیست.

- مقدمه ی طولانی و بدون هدف مشخص.

- نداشتن درخواست روشن و مهلت؛ خواننده باید بداند دقیقا چه کاری و تا کی باید انجام دهد.

- سلام یا پایان نامناسب با سطح رسمیت رابطه.

یک نمونه ی کوتاه و کامل

Subject: Meeting rescheduled: project review on Thursday

Dear Ms Patel,

I am writing to inform you that our project review meeting has been rescheduled to Thursday at 10 a.m.

Could you please confirm whether this time works for you?

Thank you for your understanding.

Kind regards,

[Your full name]

نکته ی پایانی و یک تمرین کوچک

ایمیل رسمی، مهارتی است که با «کپی کردن» شروع می شود و با تمرین، مال خودتان می شود. این هفته یک ایمیل تمرینی بنویسید: یک درخواست ساده، با موضوع مشخص، سلام رسمی، بدنه ی کوتاه و پایان مودبانه. بعد، آن را با صدای بلند بخوانید؛ اگر جمله ای خشک یا گنگ به نظر رسید، با یکی از عبارت های بالا جایگزینش کنید. همین تمرین کوتاه، لحن انگلیسی کاری شما را یک قدم جلوتر می برد.