تشکیل و سیستم سازی سازمانی

سلام امیدوارم حالتون دلتون خوب باشه

این روزها بحث سیستم سازی در کسب و کارها داغه خیلیها هم سیستم سازی کردن ولی هیچ نتیجه ای نگرفتن
حالا چرا؟
چون سیستم سازی نوشتن چند دستورالعمل و چند فرایند نیست

برای سیستم سازی چند مسئله وجود داره:
اولیش اینه که اصولا سیستم سازی برای تسهیل فرایندهای اجرایی سازمانهاست
خب این فرایندها در کجاها در جریان هستند؟
در بین کارمندان از قسمتهای مختلف کسب و کار
خب وقتی تو ساختار درستی نداری نقش ها مشخص نیست تیم ها رو درست نساختی
سیستم سازی مشکلی حل نمیکنه
میاد مشکلات رو بیشتر میکنه

مسئله دوم عادتهاست
ادمها به یک روش کاری عادت میکنن و کنار گذاشتنش کار ساده ای نیست
ده بار میگی اونا میگن چشم
اما انجام نمیدن
نه که نخوان
بلکه نمیتونن
و اینجاست که یه مدیر حرفه ای باید عادتهای سازمانی رو بشناسه
و روی عادتها کار کنه
کلا به همین دلیل روش سیستم سازی که ما در مدیریت کاربردی آموزش میدیم اسمش عاسا است
از عادت های سازمانی گرفته شده است
حالا روزهای دیگه موارد دیگه ای رو هم خدمتتون میگم

مسئله سوم در سیستم سازی
کنترل کردنه
اینکه ما فرایندها رو دادیم به افراد روی عادتها کار کردیم
حالا از کجا متوجه بشیم واقعا افراد فرایندها رو درست انجام میدن
این خیلی خیلی مهمه
نمیتونیم با داد و بیداد و تهدید چیزی رو جلو ببریم که
خب چکار کنیم چه راهکار حرفه ای وجود داره؟

پاسخ در سیستم کنترلی است
شما باید سیستم کنترلی داشته باشید اونم نه برای کنترل آدمها
بلکه برای کنترل فرایندها
یادتون باشه ما هیچ وقت آدمها رو کنترل نمیکنیم چون انسان ذاتا کنترل گریزه و راهش رو پیدا میکنه
سیستم کنترلی هم نباید همه نقاط فرایند رو کنترل کنه
چون حجم زیادی از اطلاعات رو سرتون میریزه که وقت نمیکنید بررسیشون کنید
و این خطرناکترین قسمت سیستم کنترلی که خودش رو نابود میکنه چرا؟
چون گزارشات کنترلی وقتی کارشون رو درست انجام میدن که بهشون بازخورد داده بشه
بدون بازخورد هیچ گزارشی دوام نمیاره و بعد از مدتی بی ارزش میشه خب پس چکار کنیم با این حجم از اطلاعات؟

راه حل اینه که ما نباید همه گزارشات رو بررسی کنیم؟ این یعنی چی؟
ببینید سیستم کنترلی با کنترل عملیاتی خیلی متفاوته در سیستم کنترلی ما باید گره های اصلی کنترلی یا نقاط کنترلی اصلی رو پیدا کنیم و فقط اونها رو کنترل کنیم این گره ها چه ویژگی دارند ؟
ویژگی مهمشون اینه که وقتی در گره های زیر مجموعه انحرافی به وجود بیاد خودش رو در این گره های اصلی نشون میده و شما به راحتی میتونید متوجه این انحرافات بشید
به همین راحتی شما با یک برگ کاغذ و ۱۵ دقیقه کنترل میتونید یه شرکت بزرگ رو کنترل کنید جالبه نه؟؟ در مدیریت کاربردی سیستم کنترلی تارعنکبوت رو باید پیاده کرد که به زیبایی تمام قسمتهای سازمان رو به هم متصل و گره های اصلی رو پیدا میکنه
این هم یک بخش دیگه از سیستم سازی
در پیامهای بعدی بخشهای بعدی سیستم سازی رو خدمتتون میگم

نکته مهم بعدی در مورد سیستم سازی اینه که
بعد از سیستم کنترلی که فرایندها رو کنترل میکنید حالا خود آدمها هم مهمن
اینکه اونها چکار میکنن درقبال فرایندها عملکردشون چطوره
بسیار بسیار مهمه
و اینکار فقط با ارزیابی عملکرد قابل انجامه
تازه اینهم کافی نیست
باید عملکرد افراد وصل بشه به پرداختهای مالی
که هرکی بهتر نتیجه خلق کرد پول بیشتری بگیره
اینجوری شرکت هم نتایج بالا میگیره
یعنی یک بازی برد برد
میبینید وقتی از سیستم سازی حرف میزنیم
فقط ۴ تا فرایند و دستورالعمل نیست

مرحله مهم سیستم سازی نگهداری سیستم است سیستم ها اگر به درستی نگهداری نشن بعد از چند ماه میمیرن اینطور نیست که سیستم رو بسازیم و رها کنیم امیدوار باشیم همه چیز خوبه نه
این موضوع باید تبدیل به فرهنگ بشه و بعدش هم نگهداری بشه
پس مراحل سیستم سازی به صورت خلاصه:
۱. ساختار سازمانی
۲. فرایند رویه و دستورالعمل
۳. سیستم کنترلی
۴. ارزیابی عملکرد
۵. فرهنگسازی
۶. نگهداری
البته فکر نکنید خیلی سخت و پیچیده است
فقط باید اجراست کنید در یک محیط کوچک و یا قسمتی از سازمان که شما مسئولش هستید