مفهوم و ساختار سیستم سازی

بسیاری از صاحبان مشاغل، وقتی کلمه سیستم سازی را می شنوند، مجموعه ای بی پایان از جلسات که روند کارها را ترسیم می کند و تعداد زیادی از موارد عملیاتی که باید در جلسه بعدی پیگیری شود را متصور می شوند. به طور خلاصه، بسیاری از مردم بر این باورند که سیستم سازی چیزی بیش از یک سری فرآیندهای مداوم و پیچیده نیست که فقط اداره کار را پیچیده تر می کند؛ اگرچه این نمی تواند دور از حقیقت باشد.

داشتن یک تجارت منظم به معنای آن نیست که درگیر سیاست ها و رویه های زیادی شوید که توانایی انجام کارهای مفید را از دست دهید و منظور از آن پر کردن زمان یا ایجاد توهم مشغله نیست. سیستم سازی به معنای ایجاد یک مکانیسم و تحت سلطه درآوردن آن نیست.

سیستم سازی عبارت است از ایجاد یک مکانیسم، تسلط بر آن و استفاده از آن برای ارتقاء تجارت.

سیستم سازی واقعی عبارت است؛ از ایجاد یک عملکرد پایدار و روشی انعطاف پذیر که آنچه باید، انجام شود و روشی برای انجام آن در نظر گرفته شود تا اطمینان حاصل گردد که کار به موقع، با بودجه و کیفیت لازم انجام شود. وقتی شما یک تجارت کاملا منظم دارید، وقت آزاد بیشتری در اختیار دارید تا روی جنبه های مهمتری از کسب وکار خود مانند بازاریابی، استراتژی و ایجاد محصول تمرکز کنید.

وقتی سازمان شما به درستی سیستم سازی شود، رویه ها منطقی هستند و همیشه هدف دارند. با سیستم سازی کسب وکار ، همه افراد در تجارت می دانند که چه کاری باید انجام دهند؛ چگونه و چه موقع باید آن را انجام دهند. هیچ جلسه بی پایان، هیچ سیاست پیچیده ای برای دنبال کردن و هیچ وقت تلف شده ای برای آن وجود ندارد.

این بدان معنا نیست که تمام فرایندهای موجود در یک تجارت منظم و سیستم سازی شده سرگرم کننده خواهند بود. با این وجود، اگر به درستی سازماندهی شود، می توان در یک زمان معقول، کارها را به اتمام رساند و بقیه روز را برای کار با ارزش تری از جمله تبدیل مخاطبان بیشتر به مشتری، ایجاد یک خط تولید جدید یا نوشتن نسخه جدید فروش، صرف کرد.

سیستم سازی واقعی تجارت شما را آزاد می کند؛ در حالی که عدم سیستم سازی کار بی پایان ایجاد می کند و توانایی شما را برای موفقیت خفه می کند.

سیستم سازی به معنای ایجاد الگو و روشی برای آن کسب وکار است. هدف از سیستم سازی، بهره وری، بررسی فرایندها، کارایی بهتر و کیفیت خدمات برای پرسنل و مشتریان است.

در واقع، سیستم سازی به ساختار دهی و ساماندهی روش ها و فعالیت های مختلفی که در یک سازمان انجام می شود، تا ضمن ثبات کاری، بهره وری آن را افزایش دهد.

با سیستم سازی می توانید:

· با کشف مراحل غیرضروری و بهبود فرآیندها، هزینه ها را کاهش دهید و زمان ارزشمند خود را برای رشد کسب وکار آزاد کنید.

· با داشتن فرآیندهای مستند، تیم شما کارآمدتر عمل می کند و آموزش کارکنان جدید نیز آسان تر می شود.

· سیستم سازی کمک می کند تا فشار آموزش کارکنان جدید را کاهش دهید.

به طور خلاصه، سیستم سازی به معنای ساخت و بهینه سازی اجزای سامانه به منظور کارکرد بهتر است.

اگر ساعات زیادی در طول روز کار می کنید، یا با نبودتان مجموعه دچار مشکل می شود، حتما به فکر اتوماسیون سازی کسب وکارتان باشید.