«پارادوکس سیستم سازی در سازمان های ایرانی: چرا فرآیندهای مکتوب در عمل شکست می خورند؟»
«پارادوکس سیستم سازی در سازمان های ایرانی: چرا فرآیندهای مکتوب در عمل شکست می خورند؟»
مقدمه :
چرا بسیاری از سازمان ها با وجود تدوین دقیق نمودارهای سازمانی و دستورالعمل های اداری، همچنان در «روزمرگی» و «خطاهای تکراری» غرق هستند؟ در اکثر شرکت ها، ما دچار توهم سیستم سازی هستیم؛ یعنی فکر می کنیم با نوشتن چند شیوه نامه، سازمان خودبه خود راه می افتد. اما واقعیت تلخ این است که سیستم سازی، نه نوشتن روی کاغذ، بلکه طراحی «رفتار سیستم» است.
متن اصلی:
بسیاری از مدیران تصور می کنند سیستم سازی یعنی محدود کردن کارمندان با قوانین سفت وسخت. این رویکرد نه تنها باعث افزایش بهره وری نمی شود، بلکه خلاقیت را کشته و سازمان را به یک ماشین اداری کند تبدیل می کند. سیستم سازی واقعی یعنی ایجاد محیطی که در آن «انجام ندادن کار درست، سخت تر از انجام دادن آن باشد».
سه عامل اصلی که سیستم سازی را در سازمان های ما به چالش می کشد:
- جزیره ای عمل کردن واحدها: وقتی هر واحد سازمانی، سیستم موفقیت خود را جدا از کل سازمان تعریف می کند، سیستم کلی سازمان دچار «ناهماهنگی عملکردی» می شود.
- وابستگی به فرد (شخص محوری): سازمان هایی که با خروج یک نیروی کلیدی، کل فرآیندهایشان فلج می شود، سیستم ندارند؛ آن ها صرفا مجموعه ای از مهارت های فردی پراکنده اند.
- عدم بازخوردگیری مداوم: سیستم ها موجودات زنده ای هستند. سیستم سازی که برای ۵ سال پیش طراحی شده و امروز به روز نشده، خود به مانعی برای رشد تبدیل شده است.
نتیجه گیری:
سیستم سازی فرآیندی است که باید از «فرهنگ پاسخگویی» شروع شود، نه از فرم های اداری. برای موفقیت در استقرار سیستم، مدیران باید از مدیریت «نتیجه محور محض» به سمت مدیریت «فرآیند محور داده بنیان» حرکت کنند. سیستمی که انعطاف پذیر نباشد، در اولین نوسان اقتصادی می شکند. سازمان های موفق، سیستم هایی دارند که به جای کنترل کردن کارمندان، آن ها را به سمت خروجی های استاندارد هدایت می کنند.