سید مجید سید
19 یادداشت منتشر شدهجریان اطلاعات کسب وکار چیست و چرا ستون فقرات هر سازمان است؟
جریان اطلاعات کسب وکار چیست و چرا ستون فقرات هر سازمان است؟
اگر از یک مدیر بپرسید «مهم ترین دارایی سازمان چیست؟»، معمولا پاسخ ها حول مواردی مثل مشتریان، کارکنان، سرمایه یا برند می گردد.
اما در واقعیت، زیر همه این ها یک چیز قرار دارد که اگر نباشد، هیچ کدام کار نمی کنند:
جریان اطلاعات کسب وکار
Business Information Flow
این جریان همان چیزی است که به مدیران امکان می دهد واقعیت کسب وکار را ببینند، وضعیت را تحلیل کنند و تصمیم درستی بگیرند.
در مدل FinMind ما این جریان را «ستون فقرات سازمان» می نامیم؛ چون همه چیز بالاخره روی شانه های اطلاعات می ایستد.
در این مقاله توضیح می دهیم جریان اطلاعات دقیقا چیست، چطور کار می کند و چرا نبود یا ضعف آن، کل سازمان را فلج می کند.
جریان اطلاعات کسب وکار چیست؟
جریان اطلاعات یعنی مسیر حرکت داده ها از لحظه ای که یک رویداد در کسب وکار اتفاق می افتد
تا لحظه ای که به تصمیم مدیریتی تبدیل می شود.
این مسیر ۵ مرحله کلیدی دارد:
- رویداد کسب وکارخرید مشتری، تماس جدید، ثبت سفارش، دریافت وجه، خرابی دستگاه، ورود کالا و…
- ثبت رویدادورود اطلاعات به سیستم: CRM، فایل اکسل، نرم افزار مالی، ERP، فرم دستی و…
- گردش و ذخیره سازی اطلاعاتاطلاعات وارد پایگاه داده یا سیستم های سازمانی می شود.
- تحلیل و ساخت شاخص ها (KPI)تبدیل داده خام به اطلاعات قابل فهم: نمودار، گزارش، روند، تحلیل.
- تصمیم مدیریتیتصمیم درباره فروش، تولید، قیمت گذاری، جذب نیرو، سرمایه گذاری و…
مدل کوتاه شده آن که در FinMind استفاده می شود:
Event → Data → Information → Insight → Decision
(رویداد → داده → اطلاعات → بینش → تصمیم)
چرا جریان اطلاعات ستون فقرات سازمان است؟
زیرا هر تصمیم مدیریتی فقط به اندازه کیفیت اطلاعاتش ارزش دارد.
اگر اطلاعات سازمان قطع شود، کند شود یا اشتباه باشد، نتیجه این می شود:
- تصمیم دیر گرفته می شود
- تصمیم اشتباه گرفته می شود
- تصمیم حدسی گرفته می شود
- مدیر آرام آرام از واقعیت جدا می شود
بیایید دلایل اصلی اهمیت این جریان را بررسی کنیم.
۱. جریان اطلاعات، چشم مدیر برای دیدن واقعیت است
مدیر نمی تواند در همه جا حضور داشته باشد.
او باید از طریق اطلاعات بفهمد:
- مشتری چه می خواهد
- فروش در چه وضعی است
- انبار چقدر موجودی دارد
- هزینه ها کجا بالا می رود
- کارمندان چقدر بهره ورند
- پروژه ها در چه مرحله ای هستند
اگر این اطلاعات نرسد یا ناقص برسد،
مدیر مثل راننده ای است که چراغ های ماشینش خاموش است.
۲. بدون جریان اطلاعات، همه واحدها جزیره ای می شوند
چیزی که فروش ثبت می کند
با چیزی که مالی می بیند
با چیزی که انبار حساب می کند
با چیزی که مدیر فکر می کند
هم خوانی ندارد.
این حالت، سازمان را تبدیل به «چند نسخه متفاوت از واقعیت» می کند.
نتیجه؟
هیچ تصمیم یکپارچه ای نمی توان گرفت.
۳. کیفیت عملکرد تیم فقط با اطلاعات قابل کنترل است
هیچ واحدی بدون اطلاعات نمی تواند خوب عمل کند:
- فروش بدون اطلاعات دقیق از مشتری
- تولید بدون اطلاعات سفارش
- انبار بدون اطلاعات ورود و خروج
- مالی بدون اطلاعات هزینه و درآمد
- مدیر بدون اطلاعات KPIها
همه این ها به جریان اطلاعات وابسته اند.
۴. اطلاعات صحیح، اشتباهات کوچک را قبل از تبدیل شدن به بحران نشان می دهد
جریان اطلاعات مثل حس گرهای بدن است.
اگر قطع شود، بدن درد یا مشکل را دیر حس می کند.
در کسب وکار هم اگر اطلاعات:
- دیر برسد
- اشتباه باشد
- یا اصلا نرسد
مشکلات کوچک تبدیل به بحران های بزرگ می شوند.
۵. سیستم های نرم افزاری بدون جریان اطلاعات، بی فایده اند
خیلی از کسب وکارها نرم افزار خریدند اما همچنان:
- تصمیم غلط می گیرند
- گزارش ها دقیق نیست
- اختلاف بین واحدها زیاد است
چرا؟
چون نرم افزار فقط ابزار است.
اصل ماجرا، جریان درست اطلاعات است.
جریان اطلاعات سالم چه ویژگی هایی دارد؟
در مدل FinMind، یک جریان اطلاعات سالم باید:
- کامل باشد (هیچ رویدادی از قلم نیفتد)
- به موقع باشد (روزانه یا لحظه ای)
- استاندارد باشد (همه یک چیز را یک جور ثبت کنند)
- یکپارچه باشد (یک نسخه واحد از واقعیت)
- قابل تصمیم گیری باشد (اطلاعات واضح، نه گزارش های رنگی بدون فایده)
اگر جریان اطلاعات ضعیف باشد، چه می شود؟
- مدیر دیر تصمیم می گیرد
- KPIها بی اثر می شوند
- گزارش ها با هم تناقض دارند
- تیم سردرگم می شود
- سازمان از «واقعیت» جدا می شود
- مدیریت تبدیل به حدس زدن می شود
و کسب وکار وارد «مدیریت واکنشی» می شود:
همیشه در حال خاموش کردن آتش.
جمع بندی
جریان اطلاعات کسب وکار، زیرساخت حیاتی مدیریت است.
اگر این جریان سالم باشد:
- تصمیم ها دقیق تر می شوند
- سرعت عملیات بالا می رود
- اتلاف ها کم می شود
- و مدیر واقعیت را همیشه به روز می بیند
اما اگر جریان اطلاعات ناقص یا آشفته باشد،
هیچ ابزار مدیریتی، هیچ نرم افزار و هیچ KPI نمی تواند سازمان را نجات دهد.
هوشمندسازی کسب وکار، از جریان اطلاعات شروع می شود.
سید مجید سید- مشاور طراحی کسب و کار هوشمند با متد FINMIND
09058913195
mrseyed.ir