مدیریت مستندات سازمانی مبتنی بر ساختارکدینگ معنادار

امروزه سرمایه اصلی سازمان ها در اطلاعات و منابع دانشی آنها خلاصه می گردد. برخلاف گذشته که جریان کالا و مواد مسیر حیاتی سازمان ها بود، امروزه جریان مناسب اطلاعات و دانش مزیت های رقابتی را برای سازمان ها فراهم می نماید. اگر اطلاعات و دانش در سازمان به درستی مدیریت نگردد می تواند منجر به آنتروپی اطلاعات شده و این آنتروپی در شرایط بحرانی منتهی به تضعیف عملکرد سازمان شده و در شرایط نابسامان منجر به انحلال آن می گردد. دانش و اطلاعات سازمانی در دو نوع صریح و ضمنی تفکیک شده اند که بخش قابل توجه ای از دانش بصورت صریح در مستندات و مدارک سازمانی ثبت و جریان دارد. مدیریت نمودن مستندات سازمانی بمنظور تسهیل در بهره بردای و به اشتراک گذاری دانش امری موثر است که نیازمند زیرساخت های مربوطه می باشد. یکی از ملزومات مهم برای مدیریت مستندات و اطلاعات در سازمان کدگذاری می باشد. کدگذاری مستندات بمنظور شناسایی، یکپارچگی و تحت کنترل درآوردن آنها در سطح سازمان امری غیرقابل اجتناب است که در استاندارهای متعددی نیز به آن اشاره شده است. در این مقاله به اهمیت و چگونگی کدگذاری مستندات سازمانی مبتنی بر یک ساختار کدینگ معنادار هفت رقمی پرداخته می شود. در ادامه در خصوص تجربه اجرای آن در ستاد بنیاد مستضعفان پرداخته شده و نتایج و پی آمدهای آن مورد بررسی و واکاوی قرار می گیرد.

کلیدواژه ها:

مستندات ، کدینگ ، ساختار ، سازمان ، معنادار