طراحی سامانه یکپارچه پایش برخط و مدیریت مستندات بازدیدهای فنی پروژه های عمرانی شهرداری مبتنی بر رویکرد فرایندگرا

بازدیدهای میدانی از پروژه های عمرانی شهرداری ها، یکی از حساسترین و اثرگذارترین حلقه های زنجیره نظارت بر کیفیت ساخت و اجرا محسوب می شوند، با این حال در اکثر شهرداری های ایران، این فرایند همچنان به شیوه های سنتی و کاملا کاغذی انجام می شود و این روش نه تنها زمان بر و پرهزینه است، بلکه به دلیل فقدان ساختار یکپارچه برای ثبت، مستندسازی، انتقال و تحلیل داده های میدانی، امکان هرگونه پایش برخط، تحلیل روندها، شناسایی الگوهای تخلف و تصمیم گیری مبتنی بر داده را با دشواری جدی مواجه ساخته است. پژوهش حاضر با هدف طراحی یک سامانه جامع، یکپارچه و فرایندمحور برای پایش برخط و مدیریت هوشمند مستندات بازدیدهای فنی پروژه های عمرانی شهرداری انجام شده است تا کارشناسان عمران و ماموران بازدید میدانی بتوانند با بهره گیری از این سامانه، تمامی مراحل ثبت، مستندسازی، ارسال، پیگیری و تحلیل گزارش های بازدید روزانه خود را از حالت سنتی و کاغذی به یک نظام دیجیتال، شفاف، سریع و قابل استناد تبدیل نمایند. این سامانه با بهره گیری از اصول مدیریت فرایندهای کسب وکار، مهندسی نرم افزار با معماری سرویس گرا و با در نظر گرفتن تجارب موفق شهرداری های پیشرو داخلی و بین المللی، در هشت گام اصلی شامل شناسایی و مستندسازی فرایندهای جاری، تحلیل نیازمندی ها، طراحی معماری سامانه با چهار ماژول کلیدی، تدوین پروتکل های استاندارد ثبت اطلاعات، انتخاب و تامین تجهیزات، پیاده سازی پایلوت، اجرای آزمایشی و جمع آوری بازخوردها و در نهایت تحلیل داده ها و استقرار تدریجی طراحی و پیاده سازی می شود. نتایج مطالعه موردی در یکی از مناطق شهرداری نشان داد که استقرار این سامانه، متوسط زمان ثبت و ارسال گزارش های بازدید را از ۴۲ دقیقه به ۱۶ دقیقه کاهش داده، خطاهای مستندسازی را ۴۸ درصد، هزینه های کاغذ و ملزومات اداری را ۷۳ درصد کاهش و رضایت مدیران از سرعت و کیفیت گزارش های دریافتی را ۷۵ درصد افزایش داده است. این سامانه نه یک ایده آرمانی، بلکه ابزاری ضروری، کم هزینه، سریع الاثر و تحول آفرین برای نوسازی نظام نظارت میدانی، افزایش شفافیت و پاسخگویی، کاهش تخلفات و انحرافات اجرایی و ارتقای بهره وری و کیفیت نهایی در فرایندهای عمرانی شهرداری محسوب می شود و می تواند به عنوان یک الگوی مرجع برای سایر شهرداری های کشور نیز مورد استفاده قرار گیرد.

کلیدواژه ها:

پایش برخط ، مستندات فنی ، پروژه های عمرانی ، مدیریت فرایندگرا ، شهرداری