ساماندهی نظام اطلاعات پرسنلی و کارگزینی شهرداری در قالب سامانه ای یکپارچه با تمرکز بر کاهش خطاهای اداری و تسریع در صدور احکام

مدیریت اطلاعات پرسنلی و فرآیندهای کارگزینی در شهرداری ها به دلیل حجم بالای داده های هویتی، استخدامی، آموزشی، عملکردی و مالی، از پیچیده ترین حوزه های مدیریت شهری است و بررسی وضعیت موجود نشان می دهد نگهداشت این داده ها در فایل های صفحه گسترده جداگانه، دفاتر کاغذی و بایگانی های فیزیکی، موجب خطاهای مکرر ثبت، تاخیر در صدور احکام، دوباره کاری های اداری و نارضایتی کارکنان شده است. این پژوهش سامانه ای یکپارچه برای ساماندهی اطلاعات پرسنلی و کارگزینی با تمرکز بر کاهش خطاهای اداری و تسریع در صدور احکام طراحی می کند و چارچوب آن در هشت گام سامان یافته است: شناسایی و مستندسازی انواع داده های پرسنلی و فرآیندهای جاری کارگزینی؛ تحلیل نیازمندی ها با مشارکت کارشناسان کارگزینی و مالی و فناوری اطلاعات؛ طراحی معماری سامانه با ماژول های ثبت اطلاعات و صدور احکام و بایگانی دیجیتال و کنترل دسترسی؛ تدوین پروتکل های استاندارد ثبت داده و اعتبارسنجی خودکار؛ استقرار پایلوت در واحد کارگزینی؛ آموزش کارکنان؛ تحلیل نتایج پایلوت و بهینه سازی؛ و استقرار تدریجی در کل شهرداری همراه با نظام پایش مستمر. روش پژوهش، کاربردی و توصیفی-تحلیلی است و داده های آن از مصاحبه با خبرگان، پرسشنامه های ساختارمند و تحلیل اسناد سازمانی و اعتبارسنجی در یک مطالعه موردی واقعی گردآوری شده است. تجربه شهرداری اهواز در سامانه جامع سرمایه انسانی نشان می دهد احکام کارگزینی همه کارکنان با کمترین مغایرت و در کوتاه ترین زمان صادر می شود و استقرار سامانه یکپارچه در یکی از شهرداری های کشور، زمان پاسخگویی به استعلام ها را تا هفتاد درصد کاهش و دقت اطلاعات را به بیش از نود و پنج درصد رسانده است. خروجی نهایی، دفترچه راهنمای جامع مدیریت اطلاعات پرسنلی شامل معماری سامانه، پروتکل های اعتبارسنجی داده، فرم های استاندارد و نظام ارزیابی عملکرد است؛ بسته ای که الزامات قانونی ثبت ماهانه اطلاعات کارکنان را نیز پاسخ می دهد.

کلیدواژه ها:

سامانه یکپارچه اطلاعات پرسنلی ، کارگزینی شهرداری ، اعتبارسنجی خودکار داده ، دسترس پذیری دیجیتال