طراحی سامانه یکپارچه مدیریت مکاتبات و گردش اسناد اداری در شهرداری با رویکرد کاهش زمان پاسخگویی و شفاف سازی فرآیندها

مدیریت مکاتبات و گردش اسناد اداری در شهرداری ها به دلیل حجم بالای نامه ها، تنوع ذی نفعان و الزامات قانونی پاسخگویی به موقع، یکی از پیچیده ترین و حساس ترین حوزه های مدیریت شهری محسوب می شود. این پژوهش با هدف طراحی سامانه ای یکپارچه برای مدیریت مکاتبات و گردش اسناد اداری در شهرداری با رویکرد کاهش زمان پاسخگویی و شفاف سازی فرآیندها تدوین شده است. سامانه پیشنهادی با شناسایی و مستندسازی فرآیندهای جاری، تحلیل شکاف ها و نیازمندی ها، تدوین پروتکل ها و شیوه نامه های استاندارد، طراحی و استقرار سامانه یکپارچه ثبت و پیگیری مکاتبات، آموزش و توانمندسازی کارکنان، اجرای پایلوت و تحلیل نتایج و بهینه سازی، در هشت گام اصلی طراحی می شود. در وضعیت موجود، فرآیند مدیریت مکاتبات در بسیاری از شهرداری ها به صورت سنتی، کاغذی و پراکنده انجام می شود؛ نامه ها در دفاتر اندیکاتور ثبت می گردند، ارجاعات دستی و بدون پیگیری مشخص صورت می گیرد و بایگانی فیزیکی حجم عظیمی از فضا و نیروی انسانی را به خود اختصاص می دهد. سامانه پیشنهادی با قابلیت ثبت برخط نامه ها، تولید کد رهگیری خودکار، ارجاع الکترونیک و تولید داشبورد مدیریتی، به کاهش زمان گردش مکاتبات و افزایش شفافیت کمک می کند. مطالعه موردی نشان می دهد استقرار سامانه مشابه به کاهش پنجاه درصدی زمان گردش مکاتبات، کاهش چهل و پنج درصدی مکاتبات عقب افتاده و کاهش شصت درصدی مفقودی اسناد منجر شده است.

کلیدواژه ها:

مدیریت مکاتبات اداری ، گردش اسناد ، سامانه یکپارچه دبیرخانه ، شفافیت فرآیندها ، دسترس پذیری