طراحی سامانه یکپارچه تامین و تدارکات الکترونیک سازمان ساماندهی مشاغل شهری و فرآورده های کشاورزی با رویکرد شفافیت و کاهش زمان خرید

این پژوهش با هدف طراحی سامانه ای یکپارچه برای تامین و تدارکات الکترونیک در سازمان ساماندهی مشاغل شهری و فرآورده های کشاورزی تدوین شده است تا تمامی مراحل چرخه خرید از شناسایی نیاز تا تسویه مالی را در بستری واحد یکپارچه سازد. در وضعیت موجود، فرآیند تامین در بسیاری از سازمان های وابسته به شهرداری به صورت سنتی، کاغذی و پراکنده انجام می شود؛ درخواست های خرید دستی تنظیم می شوند، استعلام قیمت تلفنی یا حضوری صورت می گیرد، پیشنهادها در پوشه های فیزیکی بایگانی می گردند و هیچ نظام یکپارچه ای برای پایش زمان تامین، کنترل موجودی انبار و تطبیق خریدها با بودجه مصوب وجود ندارد. سامانه پیشنهادی با شناسایی و مستندسازی فرآیندهای جاری، تحلیل نیازمندی ها با مشارکت ذی نفعان، طراحی معماری ماژولار شامل ماژول های ثبت درخواست، استعلام الکترونیک، ارزیابی پیشنهادها، مدیریت قرارداد، دریافت کالا و تطبیق با بودجه، تدوین پروتکل های ثبت اطلاعات و سطوح دسترسی، استقرار سامانه، آموزش کارکنان، اجرای پایلوت و استقرار تدریجی طراحی می شود. نکته متمایزکننده، توجه به دسترس پذیری برای کارکنان نابینا در چهار سطح نرم افزاری، تجهیزات کمکی، آموزش و اصلاح محیط است. مطالعه موردی نشان می دهد استقرار سامانه مشابه به کاهش پنجاه درصدی زمان تامین، کاهش پنجاه و پنج درصدی خطاهای ثبت و کاهش شصت درصدی خریدهای تکراری منجر شده است.

کلیدواژه ها:

تامین و تدارکات الکترونیک ، یکپارچه سازی چرخه خرید ، سامانه یکپارچه شهرداری