تدوین نظام یکپارچه مدیریت اسناد و بایگانی الکترونیک با هدف کاهش کاغذبازی و افزایش سرعت دسترسی به اطلاعات در سازمان

حجم عظیم اسناد و مکاتبات کاغذی در سازمان های کشور، به ویژه در نهادهای مدیریت شهری، نه تنها هزینه های مستقیم و پنهان قابل توجهی را به نظام اداری تحمیل می کند، بلکه فرایندهای جستجو، بازیابی و ارجاع اطلاعات را با کندی، خطاپذیری و وابستگی شدید به حضور فیزیکی کارکنان مواجه ساخته است. پژوهش حاضر با هدف تدوین یک نظام یکپارچه، جامع و عملیاتی برای مدیریت اسناد و بایگانی الکترونیک در سازمان های ایران طراحی و اجرا شده است تا کارشناسان امور اداری بتوانند با استقرار این نظام، فرایند ثبت، طبقه بندی، ذخیره سازی، بازیابی، گردش و بایگانی اسناد و مکاتبات اداری را از حالت سنتی و کاغذی به یک نظام دیجیتال، شفاف، سریع و کم هزینه تبدیل نمایند. این مقاله با بهره گیری از اصول مدیریت اسناد و آرشیو بر اساس استانداردهای بین المللی ایزو ۱۵۴۸۹ و ایزو ۳۰۳۰۰، مهندسی فرایند و تجارب موفق سازمان های پیشرو، یک چارچوب هشت گانه عملیاتی برای استقرار تدریجی، کم هزینه و با حداقل اختلال در رویه های جاری ارائه می دهد. نظام پیشنهادی با قابلیت ثبت برخط اسناد با ورودی های استاندارد شامل شماره نامه، تاریخ، موضوع، ارجاع دهنده، گیرنده، اولویت، سطح محرمانگی و پیوست های دیجیتال، گردش خودکار بر اساس ساختار سازمانی، امضای دیجیتال، تاریخ گذاری دقیق و جستجوی پیشرفته مبتنی بر کلیدواژه ها، تاریخ ها و کدهای شناسایی، می تواند ضمن افزایش سرعت و دقت، شفافیت کامل فرایند مکاتبات را برای تمام ذی نفعان به ارمغان آورد و هزینه های جاری را به طور محسوسی کاهش دهد. یافته های مطالعه موردی اجرای این نظام در یکی از سازمان های مدیریت شهری نشان می دهد که استقرار نظام یکپارچه مدیریت اسناد الکترونیک منجر به کاهش ۶۵ درصدی زمان گردش مکاتبات از ۴۸ ساعت به کمتر از ۴ ساعت، کاهش ۶۰ درصدی مصرف کاغذ، کاهش ۵۵ درصدی هزینه های بایگانی و افزایش ۷۰ درصدی رضایت کارکنان از سرعت و سهولت دسترسی به اسناد شده است.

کلیدواژه ها:

مدیریت اسناد ، بایگانی الکترونیک ، کاهش کاغذبازی ، دسترسی اطلاعات ، سازمان شهری