تدوین نظام کنترل داخلی و پیشگیری از تخلفات در فرآیند خرید و تدارکات سازمان ساماندهی مشاغل شهری و فرآورده های کشاورزی

فرآیند خرید و تدارکات در سازمان های وابسته به شهرداری به دلیل ماهیت مالی و تعامل مستقیم با تامین کنندگان، یکی از پرخطرترین حوزه های سازمانی از نظر احتمال بروز تخلفات و سوءاستفاده ها محسوب می شود. این پژوهش با هدف تدوین نظامی جامع برای کنترل داخلی و پیشگیری از تخلفات در فرآیند خرید و تدارکات سازمان ساماندهی مشاغل شهری و فرآورده های کشاورزی تدوین شده است. نظام پیشنهادی با شناسایی و مستندسازی فرآیند خرید، تحلیل ریسک و شناسایی نقاط پرخطر، تدوین چک لیست های کنترل داخلی، تعیین اصل تفکیک وظایف، طراحی و استقرار سامانه یکپارچه کنترل داخلی، آموزش و توانمندسازی کارکنان، اجرای پایلوت و تحلیل نتایج، در هشت گام اصلی طراحی می شود. در وضعیت موجود، ضعف در نظام کنترل داخلی، عدم تفکیک مناسب وظایف و فقدان مستندسازی دقیق، زمینه های بروز تخلفاتی نظیر تبانی با تامین کنندگان و خریدهای غیرضروری را فراهم می آورد. سامانه پیشنهادی با قابلیت ثبت برخط تمام مراحل، اعتبارسنجی خودکار اسناد، تطبیق با بودجه مصوب و ثبت ردپای الکترونیک اقدامات، به کاهش زمینه های تخلف و افزایش شفافیت کمک می کند. مطالعه موردی نشان می دهد استقرار نظام مشابه به کاهش شصت درصدی موارد تخلف، افزایش هفتاد درصدی انطباق با قوانین و کاهش پنجاه درصدی انحرافات بودجه ای منجر شده است.

کلیدواژه ها:

کنترل داخلی ، پیشگیری از تخلفات ، فرآیند خرید و تدارکات ، تفکیک وظایف