چارچوب یکپارچه مدیریت پست الکترونیک و سامانه های پیامکی شهرداری با رویکرد افزایش سرعت، دقت و شفافیت اطلاع رسانی سازمانی

امروزه شهرداری ها به عنوان مهم ترین نهاد ارائه دهنده خدمات شهری، با حجم گسترده ای از ارتباطات سازمانی اعم از پست الکترونیک و پیامک های کوتاه مواجه هستند که بی توجهی به یکپارچه سازی این دو کانال ارتباطی، هزینه های هنگفت، ناکارآمدی های فرآیندی و گاه بی اعتباری حقوقی را برای مجموعه مدیریت شهری به همراه داشته است. پژوهش حاضر با هدف تدوین چارچوبی جامع و عملیاتی برای مدیریت یکپارچه پست الکترونیک و سامانه های پیامکی در شهرداری های ایران انجام شده است تا از طریق هفت گام مشخص شامل شناسایی و دسته بندی پیام ها، طراحی قالب های استاندارد، یکپارچه سازی پنل های پیامکی، راه اندازی سامانه مرکزی ارسال و دریافت، تعیین سطوح دسترسی، ایجاد سیستم پشتیبان و بایگانی خودکار و تهیه گزارش های ماهانه، به افزایش سرعت و دقت اطلاع رسانی و کاهش چشمگیر هزینه ها دست یابد. روش پژوهش بر اساس مطالعه موردی در دو منطقه شهرداری با رویکردهای متفاوت مدیریت ارتباطات انجام شده و یافته ها نشان می دهد که استقرار چارچوب یکپارچه موجب کاهش هزینه های پیامکی تا سی درصد، افزایش سرعت ارسال پیام های فوق العاده به میزان هفتاد و پنج درصد و کاهش شکایات شهروندان ناشی از عدم دریافت یا تاخیر پیام ها به میزان بیش از هشتاد درصد شده است. خروجی نهایی این پژوهش، دفترچه راهنمای جامعی است که شامل قالب های استاندارد پیام ها و ایمیل ها، دستورالعمل یکپارچه سازی پنل های پیامکی، فرم مجوز ارسال پیام های فوق العاده، دستورالعمل بایگانی و استناد و الگوی گزارش ماهانه هزینه و عملکرد می باشد و می تواند به عنوان الگویی مرجع برای کلیه شهرداری های کشور مورد استفاده قرار گیرد.

کلیدواژه ها:

مدیریت یکپارچه ارتباطات ، سامانه پیامکی سازمانی ، پست الکترونیک شهرداری ، شفافیت اطلاع رسانی