طراحی الگوی یکپارچه صیانت از داده ها و اسناد محرمانه پرسنلی در نظام بایگانی شهرداری

بایگانی های پرسنلی شهرداری ها به دلیل انباشت انبوهی از داده های هویتی، مالی، بیمه ای، سلامت، ارزیابی عملکرد و مستندات انضباطی کارکنان، از حساسترین و در عین حال آسیب پذیرترین گنجینه های اطلاعاتی سازمان های عمومی محسوب می شوند. با وجود این حساسیت ذاتی، پژوهش های میدانی و بررسی های تطبیقی انجام شده در شهرداری های ایران حاکی از آن است که نظام بایگانی پرسنلی در اکثر این سازمان ها فاقد انسجام ساختاری، استانداردهای حفاظتی مدون و سازوکارهای کنترلی کارآمد است و اسناد حیاتی کارکنان به صورت پراکنده، با دسترسی های غیرسیستماتیک و بدون رعایت اصول اساسی امنیت اطلاعات نگهداری می شوند. این مقاله با بهره گیری از روش تحقیق ترکیبی شامل مطالعات کتابخانه ای، تحلیل اسناد بالادستی نظیر آیین نامه طرز نگاهداری اسناد سری و محرمانه دولتی مصوب ۱۳۵۴ و قانون انتشار و دسترسی آزاد به اطلاعات مصوب ۱۳۸۷، بررسی تجارب موفق دستگاه های اجرایی کشور و نیز مطالعه تطبیقی استانداردهای بین المللی از جمله ISO/IEC ۲۷۰۰۱، به طراحی الگویی یکپارچه، حقوقی-مدیریتی و گام به گام برای صیانت از داده ها و اسناد محرمانه پرسنلی در نظام بایگانی شهرداری می پردازد. الگوی پیشنهادی در هفت گام اصلی شامل شناسایی و طبقه بندی اسناد بر اساس درجه محرمانگی، استقرار سیستم های کنترل دسترسی فیزیکی و منطقی، تدوین دستورالعمل های نگهداری، انتقال و امحاء، طراحی سیستم پایش و نظارت مستمر، آموزش و فرهنگ سازی کارکنان، ایجاد سیستم واکنش به تخلفات و حوادث امنیتی، و پایش و به روزرسانی مستمر تدوین شده است. نتایج مطالعه موردی اجرای این الگو در یکی از شهرداری های کشور نشان می دهد که استقرار نظام یکپارچه صیانت از اسناد پرسنلی، ضمن کاهش ۸۰ درصدی تخلفات دسترسی و کاهش ۹۰ درصدی مفقودی اسناد، توانسته است گامی موثر در جهت حفظ حریم خصوصی و کرامت کارکنان، ارتقای اعتماد سازمانی و عمومی، و تحقق شفافیت و پاسخگویی در مدیریت شهری بردارد.

کلیدواژه ها:

صیانت از داده ها ، اسناد محرمانه پرسنلی ، نظام بایگانی ، کنترل دسترسی