اقدام پژوهی: چگونه توانستم با طراحی نظام یکپارچه پیگیری، نقص پرونده ها و خطاهای اداری را کاهش و سرعت امور اجرایی را افزایش دادم.

پژوهش کنشی حاضر با هدف ساماندهی فرایندهای اداری، به حداقل رساندن نواقص پرونده های تحصیلی و رفع خطاهای ثبت داده ها در سامانه سیدا از طریق طراحی و استقرار «نظام یکپارچه پیگیری و مدیریت داده ها» به اجرا درآمد. در فاز شواهد ۱، داده های گردآوری شده از طریق تحلیل اسناد، چک لیست های تطبیقی و نظرسنجی از ذینفعان نشان داد که اتکای صرف به بایگانی سنتی کاغذی و گسست میان اسناد فیزیکی و سامانه های متمرکز، منجر به نرخ ۲۳/۲ درصدی نقص پرونده ها، ۱۴/۶ درصدی مغایرت های اطلاعاتی در سامانه سیدا، میانگین زمان ۳/۵ روز برای صدور مدارک تحصیلی و سطح رضایت مندی پایین ۳۸/۵ درصدی شده بود. جهت غلبه بر این چالش ها، طرح مداخله در قالب چهار محور عملیاتی شامل: ۱) استقرار درگاه الکترونیکی جمع آوری داده ها (دیجی فرم) و استخراج کاربرگ های منسجم اکسل، ۲) مهندسی مجدد کانال های اطلاع رسانی موضوعی در پیام رسان ایتا، ۳) استانداردسازی کدمحور پایگاه داده تصویری دانش آموزان و ۴) تطبیق ساختاری و رنگ بندی بایگانی فیزیکی با کدهای سیدا همراه با چرخه نظارتی دمینگ (PDCA) پیاده سازی شد. یافته های فاز شواهد ۲ پس از اعتبارسنجی از طریق مثلث سازی داده ها و بازبینی همتایان، نشان دهنده کاهش چشمگیر نرخ نقص پرونده ها به ۱/۰۷ درصد (بهبود ۹۵/۴ درصدی)، حذف کامل مغایرت های سامانه ای و خطاهای سفارش کتب درسی (رسیدن به صفر درصد)، کاهش زمان صدور گواهی ها به کمتر از ۱۰ دقیقه و ارتقای سطح رضایت مندی ذینفعان به ۹۴/۲ درصد بود. نتایج این پژوهش اثبات کرد که چابک سازی فرایندهای اجرایی و مهار بوروکراسی فرساینده در مدارس، با بازآفرینی فرایندهای میانی و مدیریت سیستمی داده ها بدون نیاز به هزینه های کلان مالی امکان پذیر است

کلیدواژه ها:

اقدام پژوهی ، معاونت اجرایی ، سامانه سیدا ، مدیریت داده ها ، بهسازی فرایندها ، بایگانی الکترونیک ، چابک سازی اداری