ارائه الگوی دبیرخانه هوشمند برای مدیریت فرایندهای شورای اسلامی شهر

تحول دیجیتال در مدیریت شهری، ضرورت بازنگری در شیوه مدیریت اطلاعات، مکاتبات و فرایندهای اداری شورای اسلامی شهر را افزایش داده است. دبیرخانه شورا به دلیل نقش مهم خود در ثبت، پردازش، گردش و پیگیری اسناد و ارتباط میان شورا، شهرداری و شهروندان، یکی از مناسب ترین بخش ها برای اجرای هوشمندسازی محسوب می شود. دبیرخانه هوشمند می تواند با استفاده از سامانه های مدیریت فرایند، هوش مصنوعی، پردازش زبان طبیعی، مدیریت یکپارچه اسناد و تحلیل داده، بسیاری از فعالیت های تکراری و دستی را کاهش داده و سرعت و دقت فرایندهای اداری را افزایش دهد. پژوهش حاضر با رویکرد تحلیلی به ارائه الگویی برای دبیرخانه هوشمند شورای اسلامی شهر می پردازد. در این الگو، دبیرخانه از یک واحد صرفا اداری و بایگانی کننده به یک مرکز هوشمند مدیریت اطلاعات و پشتیبانی از تصمیم گیری تبدیل می شود. مهم ترین کارکردهای الگوی پیشنهادی شامل ثبت و طبقه بندی هوشمند مکاتبات، گردش الکترونیکی اسناد، مدیریت و پایش مصوبات، بازیابی سریع اطلاعات، پیگیری درخواست ها، پشتیبانی از تصمیم گیری و تقویت ارتباط با شهروندان است. مطالعات جدید نشان می دهند که هوش مصنوعی و تحول دیجیتال می توانند با خودکارسازی فعالیت های تکراری و یکپارچه سازی داده ها، کارایی حکومت های محلی را افزایش دهند؛ با این حال، موفقیت این تحول به کیفیت داده، امنیت اطلاعات، مهارت کارکنان، بازطراحی فرایندها و نظارت انسانی نیز وابسته است.

کلیدواژه ها:

دبیرخانه هوشمند ، شورای اسلامی شهر ، حکمرانی دیجیتال ، هوش مصنوعی ، مدیریت فرایند.