طراحی نظام ارزیابی عملکرد دفاتر مدیران و دبیرخانه های شهرداری قائم شهر بر اساس شاخص های چابکی اداری

دفاتر مدیران و دبیرخانه های سازمان های شهرداری، از مهم ترین واحدهای پشتیبان جریان تصمیم گیری، گردش مکاتبات، ثبت و پیگیری دستورات، تنظیم جلسات، کنترل زمان بندی امور و انتقال اطلاعات میان سطوح مختلف مدیریتی محسوب می شوند. با وجود این، ارزیابی عملکرد این واحدها در بسیاری از سازمان های اداری عمدتا بر شاخص هایی مانند حجم مکاتبات، تعداد جلسات یا میزان انجام وظایف روزمره متمرکز است و کمتر به مولفه هایی همچون سرعت پاسخگویی، انعطاف پذیری، قابلیت انطباق با تغییرات، هماهنگی بین واحدی و استفاده موثر از اطلاعات توجه می شود. این مسئله در شهرداری قائم شهر، به دلیل تنوع ماموریت های اجرایی و تعدد ارتباطات میان واحدهای مدیریتی، اداری و خدماتی، ضرورت طراحی یک نظام ارزیابی مبتنی بر چابکی اداری را افزایش می دهد. پژوهش حاضر با رویکرد مروری، به بررسی مبانی نظری و مطالعات انجام شده درباره چابکی سازمانی، عملکرد اداری و مدیریت فرایندهای دبیرخانه ای پرداخته و تلاش می کند چارچوبی مفهومی برای ارزیابی دفاتر مدیران و دبیرخانه های شهرداری قائم شهر ارائه دهد. بر اساس ادبیات بررسی شده، شاخص های سرعت گردش اطلاعات، زمان پاسخگویی، انعطاف پذیری فرایندها، دقت ثبت و ارجاع، قابلیت پیگیری، هماهنگی سازمانی، آمادگی فناورانه و یادگیری و بهبود مستمر می توانند از مولفه های اصلی نظام پیشنهادی باشند. مطالعات جدید نیز نشان می دهند که چابکی سازمانی در بخش عمومی با توانایی سازمان برای سازگاری سریع تر با تغییرات و بهبود عملکرد ارتباط دارد.

کلیدواژه ها:

ارزیابی عملکرد ، چابکی اداری ، دفتر مدیر ، دبیرخانه ، گردش مکاتبات ، شهرداری قائم شهر ، مدیریت شهری