طراحی مدل مدیریت محرمانگی اسناد و مکاتبات اداری در شهرداری قائم شهر با رویکرد حکمرانی داده

گسترش دولت الکترونیک، توسعه سامانه های اتوماسیون اداری و افزایش حجم اسناد و مکاتبات دیجیتال، موضوع محرمانگی اطلاعات را از یک مسئله صرفا امنیتی به یکی از مولفه های اساسی حکمرانی داده در سازمان های عمومی تبدیل کرده است. شهرداری قائم شهر نیز به عنوان یک سازمان عمومی چندواحدی، با حجم قابل توجهی از اطلاعات اداری، مالی، قراردادی، پرسنلی، شهرسازی و مکاتبات مدیریتی مواجه است که بخشی از آنها واجد ماهیت عمومی و بخشی دیگر دارای محدودیت دسترسی یا حساسیت اطلاعاتی هستند. هدف مقاله حاضر، طراحی یک مدل مفهومی برای مدیریت محرمانگی اسناد و مکاتبات اداری شهرداری قائم شهر بر مبنای اصول حکمرانی داده است. پژوهش حاضر از نوع مروری تحلیلی بوده و با بررسی مطالعات علمی داخلی و خارجی، استانداردهای مدیریت اسناد و امنیت اطلاعات و اسناد قانونی مرتبط، مولفه های مدل استخراج و تلفیق شده اند. یافته ها نشان می دهد مدیریت محرمانگی نباید صرفا بر رمزگذاری یا محدودکردن دسترسی کاربران متمرکز باشد، بلکه باید از مرحله تولید و ثبت سند تا طبقه بندی، ارجاع، استفاده، اشتراک گذاری، بایگانی، نگهداری و امحای قانونی را پوشش دهد. بررسی مطالعات نشان داد که حکمرانی داده موثر به ترکیبی از سیاست ها، نقش ها، مسئولیت ها، کنترل های فنی، استانداردهای داده، مدیریت چرخه عمر و سازوکارهای نظارت نیاز دارد. بر این اساس، مدل پیشنهادی برای شهرداری قائم شهر شامل هشت بعد اصلی شامل سیاست و الزامات حقوقی، طبقه بندی اسناد، مدیریت دسترسی، مدیریت چرخه عمر، امنیت فنی، مسئولیت پذیری سازمانی، پایش و پاسخ به رخدادها و فرهنگ و آموزش کارکنان است. نتیجه مقاله نشان می دهد استقرار چنین مدلی می تواند مبنای مناسبی برای کاهش افشای غیرمجاز، افزایش قابلیت ردیابی مکاتبات، ارتقای اعتمادپذیری اسناد و ایجاد تعادل میان محرمانگی و حق دسترسی قانونی به اطلاعات در شهرداری قائم شهر باشد.

کلیدواژه ها:

محرمانگی اطلاعات ، مدیریت اسناد ، مکاتبات اداری ، شهرداری قائم شهر ، امنیت اطلاعات ، بایگانی الکترونیکی