ارزیابی تاثیر دیجیتالی سازی بایگانی اسناد بر کارایی و امنیت اطلاعات در شهرداری قائم شهر

دیجیتالی شدن فرایندهای اداری، بایگانی و مدیریت اسناد را از یک فعالیت صرفا نگهداری کننده به یکی از مولفه های زیرساخت اطلاعاتی سازمان های عمومی تبدیل کرده است. شهرداری قائم شهر، به عنوان یک سازمان شهری با حجم قابل توجهی از مکاتبات اداری، پرونده های شهرسازی، اسناد مالی، قراردادها، پرونده های پرسنلی و سوابق حقوقی، نیازمند نظامی است که ضمن کاهش زمان و هزینه بازیابی اطلاعات، اصالت، محرمانگی، تمامیت و قابلیت ردیابی اسناد را نیز تضمین کند. هدف مقاله حاضر، ارزیابی تحلیلی تاثیر دیجیتالی سازی بایگانی اسناد بر دو پیامد اصلی، یعنی کارایی اداری و امنیت اطلاعات، با تمرکز بر کاربرد آن در شهرداری قائم شهر است. روش پژوهش، مروری تحلیلی و مبتنی بر بررسی منابع فارسی و انگلیسی معتبر، مطالعات تجربی، الزامات قانونی و ادبیات مدیریت اسناد الکترونیکی است. شواهد مطالعات داخلی نشان می دهد استفاده از اتوماسیون اداری با بهبود عملکرد کارکنان ارتباط دارد؛ برای نمونه، در مطالعه امیری و همکاران بر روی ۲۳۹ کاربر اتوماسیون اداری دانشگاه علوم پزشکی شاهرود، ۸۸/۳ درصد نگرش مثبت نسبت به سامانه گزارش شد و رابطه نگرش و رضایتمندی نیز معنادار بود. در مطالعات خارجی نیز کاهش زمان بازیابی، سرعت انتقال اسناد و کاهش زمان پردازش از عوامل موثر بر کارایی گزارش شده اند. با این حال، دیجیتالی سازی به تنهایی تضمین کننده امنیت نیست و در صورت فقدان کنترل دسترسی، پشتیبان گیری، ثبت رویدادها، احراز هویت و سیاست نگهداری، می تواند سطح جدیدی از آسیب پذیری ایجاد کند. نتیجه اصلی پژوهش آن است که در شهرداری قائم شهر، بیشترین اثر مورد انتظار از دیجیتالی سازی زمانی تحقق می یابد که اسکن اسناد با نظام جامع مدیریت چرخه عمر سند، طبقه بندی، فراداده، کنترل دسترسی و حفاظت بلندمدت ترکیب شود.

کلیدواژه ها:

بایگانی دیجیتال ، مدیریت اسناد الکترونیکی ، امنیت اطلاعات ، شهرداری قائم شهر ، اتوماسیون اداری ، حفاظت اسناد