ارائه الگوی اولویت بندی اسناد فنی برای دیجیتال سازی بر اساس قدمت، اهمیت و فراوانی مراجعه

حجم عظیم اسناد فنی کاغذی در بایگانی های شهرداری های ایران، شامل نقشه های ساختمانی، صورت جلسات کمیسیون ها، قراردادهای پیمانکاری، پروانه های ساختمانی و گزارش های نظارت، به عنوان گنجینه ای از اطلاعات حقوقی، مالی، تاریخی و شهرسازی، یکی از مهم ترین دارایی های اطلاعاتی هر شهرداری محسوب می شود با این حال بسیاری از این اسناد به دلیل قدمت بالا و شرایط نامناسب نگهداری در معرض تخریب فیزیکی و فرسایش تدریجی قرار دارند و از سوی دیگر، دیجیتال سازی همزمان تمامی این اسناد به دلیل محدودیت های شدید بودجه ای، نیروی انسانی و زمانی، عملا غیرممکن و غیراقتصادی است. پژوهش حاضر با هدف ارائه یک الگوی عملیاتی و گام به گام برای اولویت بندی علمی و سیستماتیک اسناد فنی شهرداری به منظور دیجیتال سازی هدفمند و کارآمد تدوین شده است که بر اساس سه معیار کلیدی قدمت سند، اهمیت سند و فراوانی مراجعه، امکان تشخیص اسناد دارای اولویت بالاتر را برای کارشناسان بایگانی فراهم می آورد. الگوی پیشنهادی در شش گام اصلی شامل شناسایی و دسته بندی اسناد، تعیین و وزن دهی به معیارهای سه گانه، جمع آوری داده های مورد نیاز، محاسبه امتیاز نهایی و رتبه بندی، برنامه ریزی و زمان بندی دیجیتال سازی و پایش و به روزرسانی دوره ای، تدوین شده است. خروجی نهایی این پژوهش، یک دفترچه راهنمای جامع برای واحد بایگانی اسناد فنی شهرداری است که شامل فرم های شناسایی و دسته بندی، جدول وزن دهی و محاسبه امتیاز، الگوی اولویت بندی و برنامه زمان بندی، دستورالعمل اجرای دیجیتال سازی و فرم پایش دوره ای می باشد. مطالعه موردی اجرای این الگو در یکی از شهرداری های کشور نشان داده است که استقرار این نظام اولویت بندی، منجر به دیجیتال سازی هدفمند شصت درصد از اسناد پرمراجعه و ارزشمند در کمتر از یک سال، کاهش چهل درصدی زمان جستجوی اسناد و کاهش پنجاه درصدی هزینه های نگهداری اسناد کاغذی گردیده است.

کلیدواژه ها:

اولویت بندی اسناد ، دیجیتال سازی بایگانی ، مدیریت اسناد فنی ، شهرداری ، معیارهای ارزیابی