نقش هوشمندسازی دبیرخانه شهرداری ها در خدمات رسانی مطلوب به مراجعین

دیجیتال شدن فرآیندهای اداری در شهرداری ها تحت عنوان کلی تحول دیجیتال سبب شده تا دبیرخانه های شهرداری به عنوان یکی از حیاتی ترین اجزای اجرایی و پردازشی سازمان نقشی محوری در هماهنگی مکاتبات، بایگانی و انتقال اطلاعات میان واحدهای مختلف ایفا کنند. هدف پژوهش حاضر بررسی راهکارهای اثربخشی دبیرخانه هوشمند شهرداری ها می باشد و لذا می توان بیان داشت از نوع پژوهش کاربردی و نوع مطالعه توسعه ای می باشد که در این پژوهش روش قدیمی اتوماسیون در قالب مدل جدید اصلاح گردیده است. بر اساس پراکندگی کدهای اختصاص یافته به نامه ها نبود نظم خاص در کدهای واحدهای قدیم و جدید تعریف شده و این که ابتدا اندیکاتور نامه ها در سیستم اتوماسیون اداری به صورت ترکیب حروف و عدد و بدون طبقه بندی انجام می شده است تصمیم به اصلاح آن گرفته شد. در این مدل شماره گذاری مکاتبات بر اساس فراوانی واحدهای زیرمجموعه سازمان تشریح و مدل پیشنهادی ارائه گردید. بر اساس مدل جدید شماره گذاری کدهای یکپارچه به نامه ها اختصاص یافت که تماما عددی و یا ترکیبی از اعداد بوده است. با توجه به فراوانی واحدهای مختلف سازمان بیشترین تعداد را به خود اختصاص داده اند. بنابراین دامنه بزرگ تری از کدهای اندیکاتور برای این واحدها نسبت به سایر بخش ها در نظر گرفته شد. این مدل دستیابی به الگوی جدید ایجاد کد اندیکاتور اتوماسیون اداری را فراهم کرده و موجب سهولت در جستجوی نامه ها بر اساس شماره تعریف شده می گردد.

کلیدواژه ها:

شهر ، هوشمند ، دبیرخانه هوشمند ، اتوماسیون اداری ، شهرداری