طراحی الگوی شفافیت گردش امانت اسناد فنی شهرداری (فرم استاندارد رهگیری و بازگردانی مدارک)

نظام گردش امانت اسناد فنی در شهرداری ها، حلقه ای حیاتی اما مغفول در زنجیره مدیریت اطلاعات شهری است که فقدان شفافیت در آن، پیامدهای عملیاتی، حقوقی و مالی گسترده ای به دنبال دارد. نبود یک سازوکار استاندارد برای رهگیری اسناد فنی نظیر نقشه های ساختمانی، صورت جلسات کمیسیون ماده صد، قراردادهای پیمانکاری، پروانه های ساختمانی و گزارش های نظارت، زمینه ساز مفقودی مدارک، نگهداری طولانی مدت خارج از بایگانی و اختلافات بین واحدی شده است. پژوهش حاضر با هدف طراحی یک الگوی عملیاتی و شفاف برای مدیریت گردش امانت اسناد فنی شهرداری و مبتنی بر دو اصل مسئولیت پذیری فردی و رهگیری لحظه ای با ابزارهای دستی انجام شده است. این الگو در قالب هشت گام عملیاتی تدوین گردیده که از ثبت درخواست کتبی واحد متقاضی آغاز شده و پس از تکمیل فرم استاندارد رهگیری با شناسه یکتای سند، اخذ امضای هم زمان کارشناس بایگانی و گیرنده، و نصب برگ یادآوری در موعد مقرر، با سازوکاری نظام مند برای ارسال اخطارهای مرحله ای در صورت تاخیر ادامه می یابد. در صورت مفقودی سند، تشکیل کمیته بررسی و تعیین مسئولیت پیش بینی شده و در نهایت با بازگرداندن سند و تکمیل بخش بازگشت فرم، چرخه تکمیل می شود. خروجی پژوهش، فرم استاندارد رهگیری امانت در سه نسخه شامل نسخه بایگانی، نسخه واحد گیرنده و نسخه حسابرسی، به همراه دفترچه راهنمای اجرایی، نمونه اخطارهای کتبی و رویه برخورد با تخلفات مکرر است. مطالعه موردی پیاده سازی الگو در بایگانی یک منطقه شهرداری نشان دهنده کاهش چشمگیر مفقودی اسناد، تسریع در بازیابی و افزایش مسئولیت پذیری واحدهای درخواست کننده بوده است.

کلیدواژه ها:

گردش امانت اسناد ، فرم استاندارد رهگیری ، بایگانی شهرداری