طراحی الگوی یکپارچه طبقه بندی، ذخیره سازی امن و بازیابی سریع اسناد فنی شهرداری (ابزار عملیاتی ارتقای کارایی کارشناس بایگانی)

حجم انبوه و رو به رشد اسناد فنی در شهرداری ها شامل نقشه های ساختمانی، صورت جلسات کمیسیون ماده صد، قراردادهای پیمانکاری، گزارش های نظارت فنی و پروانه های ساختمانی، مدیریت نظام مند آن ها را به یکی از چالش های اساسی در حوزه بایگانی شهری تبدیل کرده است. فقدان یک الگوی یکپارچه برای طبقه بندی، ذخیره سازی و بازیابی این اسناد، نه تنها موجب اتلاف زمان کارشناسان در جستجوی مدارک می شود، بلکه خطر مفقود شدن یا تخریب اسناد ارزشمند را نیز افزایش می دهد. پژوهش حاضر با هدف طراحی یک الگوی عملیاتی پنج مرحله ای برای مدیریت اسناد فنی شهرداری انجام شده است. فاز نخست، شناسایی و دسته بندی انواع اسناد فنی و تدوین یک سیستم کدگذاری ساده و منحصربه فرد مبتنی بر نوع سند، منطقه، تاریخ و میزان محرمانگی است. فاز دوم، طراحی فرمت فیزیکی ذخیره سازی شامل پوشه های استاندارد، برچسب های رنگی، قفسه بندی منطقی و کابینت های قفل دار برای اسناد محرمانه می باشد. فاز سوم، ایجاد دفتر راهنمای فیزیکی برای ثبت محل دقیق هر سند و به روزرسانی آن پس از هر بار امانت یا بازگشت است. فاز چهارم، تدوین رویه بازیابی سریع اسناد شامل مراجعه به دفتر راهنما، برداشتن سند و ثبت امانت در فرم مخصوص می باشد. فاز پنجم، برنامه حفاظت و نگهداری پیشگیرانه شامل کنترل رطوبت و دما، پاکسازی دوره ای و تهیه نسخه پشتیبان دیجیتال برای اسناد فرسوده است. خروجی نهایی پژوهش، دفترچه راهنمای عملیاتی شامل سیستم کدگذاری پیشنهادی، فرم های امانت و بازگشت اسناد، چک لیست حفاظت فیزیکی و الگوی قفسه بندی و برچسب گذاری می باشد.

کلیدواژه ها:

مدیریت اسناد فنی ، طبقه بندی بایگانی ، بازیابی سریع اسناد ، ذخیره سازی امن