چارچوب مدیریت اسناد و مکاتبات اداری در سازمان آرامستان های شهرداری با رویکرد کاهش زمان پاسخگویی و افزایش بهره وری

سازمان آرامستان های شهرداری به دلیل ماهیت فرابخشی و حساسیت بالای خدمات ارائه شده، روزانه با حجم انبوهی از مکاتبات و اسناد متنوع اعم از استعلامات قضایی و انتظامی، درخواست های شهروندی، قراردادهای پیمانکاری، صورتجلسات جلسات، گزارش های مالی و مکاتبات درون سازمانی مواجه است. فقدان یک نظام منسجم و یکپارچه برای ثبت، پیگیری، طبقه بندی و بایگانی این اسناد، علاوه بر افزایش چشمگیر زمان پاسخگویی به استعلامات و درخواست ها، زمینه ساز مفقودی اسناد حساس، اطاله دادرسی، اخطارهای مکرر دیوان محاسبات و سازمان بازرسی، و در نهایت محکومیت شهرداری در مراجع قضایی می گردد. این مقاله با هدف تدوین یک چارچوب جامع و عملیاتی برای مدیریت یکپارچه اسناد و مکاتبات اداری در سازمان آرامستان های شهرداری ایران تدوین شده است. چارچوب پیشنهادی مبتنی بر شش گام اصلی شامل طراحی فرم استاندارد ثبت کلیه نامه های دریافتی، تعیین طبقه بندی موضوعی نامه ها، ایجاد بانک اطلاعاتی ساده با قابلیت جستجو، تعیین مهلت استاندارد پاسخگویی برای هر دسته از مکاتبات، طراحی سیستم یادآوری خودکار برای پیگیری نامه های نزدیک به سررسید، و تدوین رویه بایگانی الکترونیک و فیزیکی می باشد. روش تحقیق این مقاله از نوع کیفی و با رویکرد تحلیل محتوا و مطالعه تطبیقی تجارب داخلی و بین المللی است. جامعه پژوهش شامل دفاتر سازمان های آرامستان در کلانشهرهای تهران، شیراز و اصفهان بوده و نمونه آماری با روش هدفمند از نوع موارد معروف انتخاب گردید. ابزار گردآوری داده ها شامل مصاحبه های عمیق با مدیران و کارشناسان دبیرخانه، تحلیل محتوای اسناد بالادستی و آیین نامه های مالی شهرداری ها، و مشاهده میدانی فرآیندهای گردش کار در چهار سازمان آرامستان اصلی کشور است.

کلیدواژه ها:

مدیریت اسناد اداری ، مکاتبات سازمانی ، بایگانی الکترونیک ، زمان پاسخگویی