واکاوی تاثیر استقرار سیستم های مدیریت اسناد الکترونیک (EDMS) بر بهبود چابکی سازمانی

استقرار سیستم های مدیریت اسناد الکترونیک (EDMS) به عنوان یکی از زیرساخت های کلیدی دولت الکترونیک، نقشی تعیین کننده در گذار از ساختارهای سنتی به سازمان های هوشمند ایفا می کند. پژوهش حاضر با هدف واکاوی تاثیر استقرار این سیستم ها بر بهبود چابکی سازمانی در معاونت توسعه مدیریت و منابع شهرداری ورامین انجام شده است. ماهیت تحقیق حاضر از منظر هدف، کاربردی و از نظر روش شناسی، توصیفی-تحلیلی است که با بهره گیری از مدل مدیریت دانش نوناکا و تاکوچی (SECI) به بررسی فرآیندهای تبدیل دانش و جریان اطلاعات در بستر دیجیتال می پردازد. در این راستا، تاثیر دیجیتالی سازی مکاتبات و مکانیزه کردن بایگانی بر شاخص های چابکی از جمله سرعت پاسخگویی، انعطاف پذیری عملیاتی و کاهش فرآیندهای زائد بوروکراتیک مورد سنجش قرار گرفت. یافته های تحلیل نشان می دهد که جایگزینی سیستم های کاغذی با پروتکل های الکترونیک، نه تنها باعث تسهیل در اشتراک گذاری دانش صریح و ضمنی میان کارکنان امور اداری می گردد، بلکه با حذف گلوگاه های فیزیکی، زمان چرخه اداری را به طور معناداری کاهش می دهد. نتایج حاصل از این پژوهش تایید می کند که پیاده سازی بهینه مدیریت اسناد الکترونیک در شهرداری ورامین، از طریق ارتقای شفافیت و دسترسی آنی به داده ها، بستری مناسب برای تصمیم گیری های استراتژیک فراهم آورده و منجر به افزایش بهره وری و بهبود سطح رضایتمندی ارباب رجوع در مواجهه با خدمات شهری می گردد. در نهایت، این مطالعه بر ضرورت بازنگری در ساختارهای سنتی مدیریت دفتری و پذیرش فن آوری های نوین جهت دستیابی به پویایی سازمانی تاکید دارد.

کلیدواژه ها:

مدیریت اسناد الکترونیک ، چابکی سازمانی ، شهرداری ورامین ، مدل نوناکا و تاکوچی ، مدیریت دفتری ، دولت الکترونیک.