طراحی الگوی مستندسازی و بایگانی هوشمند پرونده های کمیسیون ماده صد (کاهش خطا و مفقودی مدارک)

حجم انبوه پرونده های کمیسیون ماده صد، جابجایی مکرر فیزیکی اوراق، تعدد جلسات رسیدگی و تغییرات پیاپی نیروی انسانی در دبیرخانه ها، به پدیده ای مخاطره آمیز به نام مفقودی، پراکندگی و اختلاط مدارک دامن زده است که نتیجه آن نه تنها اطاله دادرسی و تضییع حقوق شهروندان، بلکه کاهش اعتبار حقوقی شهرداری در مراجع نظارتی همچون دیوان عدالت اداری و دیوان محاسبات کشور می باشد. هدف از این پژوهش، طراحی الگویی جامع، عملیاتی و گام به گام برای مستندسازی نظام مند و بایگانی سازمان یافته پرونده های کمیسیون ماده صد از مبدا ثبت شکایت تا مقصد اجرای رای و مختومه سازی است. این الگو با اتکا بر ابزارهای ساده و در دسترس اداری و بدون نیاز به پیچیدگی های نرم افزاری سنگین، در پی آن است که نرخ خطا و مفقودی اسناد را به حداقل ممکن کاهش داده و زمان بازیابی هر پرونده را از چندین ساعت به چند دقیقه تقلیل دهد. در این راستا، هفت گام بنیادین طراحی گردید: یکپارچه سازی فرم های ثبتی، اختصاص شناسه یکتای مبتنی بر بارکد، استانداردسازی صورتجلسات، طراحی نظام قفسه بندی موضوعی-مکانی، ایجاد بانک اطلاعاتی در نرم افزار صفحه گسترده، تدوین دستورالعمل امانت و گردش کنترل شده مدارک، و در نهایت پیاده سازی سازوکار بازبینی و ممیزی دوره ای. پژوهش حاضر با بهره گیری از روش اقدام پژوهی در یکی از مناطق پرمخاطب شهرداری تهران به اجرا درآمد و نتایج حاصله نشان داد که پس از استقرار این الگو، ضمن حذف کامل مفقودی اوراق، میانگین زمان جستجوی پرونده به میزان ۹۴ درصد کاهش یافته و انضباط سازمانی در دبیرخانه کمیسیون به طرز چشمگیری ارتقا یافت. خروجی نهایی این تحقیق، یک دفترچه راهنمای عملیاتی به همراه پیوست های استاندارد است که می تواند به عنوان یک دستورالعمل اجرایی در کلیه مناطق شهرداری های کشور به کار گرفته شود.

کلیدواژه ها:

مستندسازی پرونده ، بایگانی هوشمند ، کمیسیون ماده صد ، شناسه یکتا ، مدیریت اسناد شهرداری