نقش بایگانی هوشمند در پیگیری مطالبات مالی و بیمه ای شهرداری اراک از دستگاه های اجرایی

شهرداری اراک سالانه ده ها فقره مطالبات مالی و بیمه ای از دستگاه های اجرایی استان مرکزی دارد که شامل عوارض ساختمانی دستگاه های دولتی، بهای خدمات، جرائم رفع تخلف، سهم عوارض ارزش افزوده و حق بیمه نیروهای شرکتی شاغل در پروژه های مشترک است. با این حال، پیگیری این مطالبات به دلیل پراکندگی و ضعف بایگانی اسناد، طولانی و کم بازده است. این پژوهش با هدف بررسی نقش بایگانی هوشمند در تسریع و افزایش نرخ وصول مطالبات مالی و بیمه ای شهرداری اراک از دستگاه های اجرایی انجام شده است. روش تحقیق، شبه آزمایشی با رویکرد تحلیل داده های ثانویه و شبیه سازی است. داده ها از طریق بررسی ۴۸۰ فقره مطالبه ثبت شده طی سال های ۱۳۹۷ تا ۱۴۰۲، مصاحبه با ۱۸ نفر از کارشناسان وصول مطالبات و مدیران مالی، و تحلیل گزارش های کمیسیون ماده ۷۷ قانون شهرداری ها گردآوری شد. یافته ها نشان می دهد که از مجموع ۲,۳۵۰ میلیارد ریال مطالبات معوق شهرداری اراک از دستگاه های اجرایی، تنها ۳۱٪ در زمان مقرر وصول شده است. مهم ترین موانع، نبود سامانه یکپارچه بایگانی اسناد (۶۸�٪ موارد)، فقدان تاریخ گذاری سیستماتیک مراحل پیگیری (۵۹٪) و عدم به روزرسانی مستندات بیمه ای (۴۷٪) بوده است. پس از طراحی و شبیه سازی بایگانی هوشمند مبتنی بر سیستم هشداردهنده، اولویت بندی خودکار مطالبات و اتصال به سامانه های دستگاه ها، نرخ وصول به موقع به ۷۶٪ و میانگین زمان پیگیری از ۲۴۵ روز به ۵۸ روز کاهش یافت. پیشنهاد می شود شهرداری اراک سامانه «بایار (بایگانی هوشمند پیگیری مطالبات)» را برای کلیه مطالبات مالی و بیمه ای راه اندازی کند.

کلیدواژه ها:

بایگانی هوشمند ، مطالبات مالی ، مطالبات بیمه ای ، دستگاه های اجرایی ، شهرداری اراک ، وصول درآمد.