ارائه مدل بایگانی ترکیبی کاغذی - الکترونیک برای پرونده های مالی ۵ ساله شهرداری اراک

پرونده های مالی شهرداری اراک شامل حجم عظیمی از اسناد همچون فیش های درآمدی، قراردادهای پیمانکاری، صورت وضعیت ها، فاکتورهای خرید، اسناد حسابداری و مستندات بیمه است. این اسناد بر اساس قوانین مالی باید حداقل ۱۰ سال نگهداری شوند، اما ۵ سال اول حساسیت و مراجعه بیشتری دارند. بایگانی سنتی صرفا کاغذی با مشکلاتی نظیر اشغال فضای فیزیکی، زمان بالای بازیابی و خطر گم شدن مواجه است. از سوی دیگر، بایگانی صرفا الکترونیک نیز با چالش هایی نظیر نیاز به زیرساخت پیشرفته، سرمایه گذاری اولیه بالا، مقاومت کارکنان و مسائل حقوقی پذیرش اسناد دیجیتال در مراجع قضایی روبه روست. این پژوهش با هدف ارائه یک مدل بایگانی ترکیبی (کاغذی–الکترونیک) متناسب با شرایط و منابع شهرداری اراک برای پرونده های مالی ۵ سال اول انجام شده است. روش تحقیق، تحقیق در عملیات نرم و طراحی سیستم با رویکرد ترکیبی است. داده ها از طریق بررسی ۱۲۰۰ فقره سند مالی در بازه ۵ ساله، مصاحبه با ۲۰ نفر از کارشناسان مالی و بایگانی، و تحلیل هزینه فایده دو روش گردآوری شد. یافته ها نشان می دهد که بایگانی صرفا کاغذی برای اسناد ۵ ساله هزینه نگهداری سالانه ۳.۲ میلیارد ریال و زمان بازیابی متوسط ۴.۸ روز دارد. بایگانی صرفا الکترونیک هزینه سرمایه گذاری اولیه ۱۲ میلیارد ریال و هزینه نگهداری سالانه ۱.۸ میلیارد ریال و زمان بازیابی ۰.۲ روز دارد، اما با مقاومت ۷۴٪ کارکنان مواجه است. مدل ترکیبی پیشنهادی شامل سه لایه است: لایه فیزیکی (نگهداری اصل اسناد بسیار حساس و موارد دارای امضای اصلی)، لایه دیجیتال (اسکن تمام اسناد با دسترسی سریع برای بازیابی روزانه)، و لایه هوشمند (کدگذاری یکپارچه و اتصال به پایگاه داده مرکزی). این مدل با سرمایه گذاری اولیه ۴.۵ میلیارد ریال و هزینه نگهداری سالانه ۱.۲ میلیارد ریال، زمان بازیابی را به ۰.۵ روز کاهش می دهد (۸۹٪ بهبود نسبت به کاغذی). همچنین رضایت کاربران از ۳.۲ به ۸.۱ از ۱۰ افزایش می یابد و نرخ پذیرش کارکنان به ۸۲٪ می رسد. پیشنهاد می شود شهرداری اراک این مدل ترکیبی را به عنوان نقشه راه مهاجرت تدریجی به بایگانی الکترونیک طی ۱۸ ماه پیاده سازی کند.

کلیدواژه ها:

بایگانی ترکیبی ، کاغذی–الکترونیک ، پرونده های مالی ، شهرداری اراک ، مدیریت اسناد ، مهاجرت تدریجی.