گلوگاه های اداری در فرآیند بررسی اسناد شهرداری و ارائه راهکارهای اجرایی برای توانمندسازی کارشناسان بررسی اسناد

فرآیند بررسی اسناد در شهرداری ها از حساسترین و پرچالش ترین بخش های نظام اداری است که کارایی کارشناسان را تحت تاثیر قرار می دهد. شناسایی ۱۱۳ گلوگاه فساد در شهرداری تهران و ۳۶ فرآیند اولویت دار فسادزا در سند راهبردی مبارزه با فساد، ضرورت بررسی نظام مند این معضل را نشان می دهد. این پژوهش با هدف شناسایی و تحلیل گلوگاه های اداری در فرآیند بررسی اسناد و ارائه راهکارهای اجرایی برای توانمندسازی کارشناسان انجام شده است. روش پژوهش کیفی و کاربردی بوده و داده ها با استفاده از تحلیل فرآیند، مصاحبه با کارشناسان و مدیران و بررسی نمونه پرونده ها گردآوری و با روش تحلیل تماتیک تجزیه وتحلیل شده است. یافته ها نشان می دهد مهم ترین گلوگاه های اداری شامل تعدد مراحل غیرضرور، موازی کاری، نبود استاندارد در ارجاع و پاسخ گویی، ابهام در مسئولیت ها، نقص در دستورالعمل ها، تداخل وظایف واحدهای تخصصی و وابستگی به تفسیرهای فردی است. فرآیند صدور مجوزهای ساختمانی به عنوان یکی از گلوگاه های اصلی شناسایی شده که با ابهامات قانونی و سلیقه گرایی همراه است. در پایان، راهکارهای اجرایی شامل بازطراحی مراحل، استانداردسازی رویه ها، شفاف سازی نقش ها و مسئولیت ها با تدوین ماتریس تفکیک وظایف، طراحی الگوهای یکسان برای مکاتبات، استقرار سامانه یکپارچه مدیریت اسناد، تقویت مسیرهای ارتباطی و آموزش های هدفمند مبتنی بر نیازسنجی ارائه شده است. توانمندسازی کارشناسان نیازمند فراهم سازی بسترهای ارتقای دانش، مهارت و اختیارات آنان در کنار اصلاح ساختارهای فرآیندی و قانونی است.

کلیدواژه ها:

گلوگاه اداری ، بررسی اسناد ، توانمندسازی کارشناسان ، شهرداری ، مدیریت فرآیندهای کسب وکار