طراحی و بازمهندسی نظام مند فرآیند بررسی اسناد و مدارک در شهرداری با رویکرد مدیریت اجرایی: ارائه مدل تلفیقی برای ارتقای دقت کارشناسی، چابکی اداری و شفافیت سازمانی

پژوهش حاضر با هدف طراحی و بازمهندسی نظام مند فرآیند بررسی اسناد و مدارک در شهرداری و ارائه مدلی تلفیقی مبتنی بر رویکرد مدیریت اجرایی صورت پذیرفته است. بررسی های انجام شده در ادبیات موضوع نشان می دهد که فرآیندهای جاری بررسی اسناد در بسیاری از شهرداری های ایران با چالش های ساختاری متعددی از جمله تعدد مراحل غیرضرور، موازی کاری ها، ابهام در نقش ها و مسئولیت ها، فقدان شاخص های روشن برای ارزیابی کیفیت و ضعف در قابلیت ردیابی و پیگیری اسناد مواجه هستند. این کاستی ها به طور مستقیم بر دقت تصمیمات، سرعت ارائه خدمات و سطح شفافیت سازمانی اثرگذار بوده و زمینه های بروز خطاهای کارشناسی و تعارضات اداری را تشدید می کند. این پژوهش با بهره گیری از روش شناسی ترکیبی (کیفی و کمی) و با تکیه بر مفاهیم و ابزارهای مدیریت فرآیندهای کسب وکار (BPM) و بازمهندسی فرآیندهای کسب وکار (BPR) و با استفاده از ظرفیت های فناوری اطلاعات (EDMS و BPMS) انجام شده است. یافته ها حاکی از آن است که مدل تلفیقی پیشنهادی با تاکید هم زمان بر سه محور دقت کارشناسی، چابکی اداری و شفافیت سازمانی، می تواند با ساده سازی مراحل فرآیند، استانداردسازی فرم ها و چک لیست های کنترلی، تعریف شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) برای سنجش دقت، زمان و کیفیت بررسی اسناد، استقرار سامانه های الکترونیک مدیریت اسناد (EDMS) و مدیریت فرآیندهای کسب وکار (BPMS) و ایجاد حلقه های بازخورد و اصلاح مستمر، ضمن کاهش چشمگیر زمان رسیدگی و هزینه های عملیاتی، قابلیت ردیابی کامل سوابق هر سند و شفافیت کامل فرآیند را فراهم آورد. مدل ارائه شده در این پژوهش، ضمن دارا بودن ارزش نظری در ادبیات مدیریت اجرایی و مدیریت اسناد، از نظر عملی نیز قابلیت اجرا و بهره برداری در سطوح مختلف شهرداری های کشور را داراست.

کلیدواژه ها:

بازمهندسی فرآیند ، مدیریت اجرایی ، بررسی اسناد شهرداری ، چابکی اداری ، شفافیت سازمانی