طراحی نظام ساماندهی اسناد و بهبود دسترسی به آرشیو آموزشی و اجرایی مدارس ابتدایی

نظم و ساماندهی اسناد آموزشی و اجرایی یکی از مهم ترین وظایف معاون اجرایی مدارس است که نقش مستقیمی در تسهیل فرآیندهای اداری، افزایش بهره وری و دسترسی سریع به اطلاعات دارد. با این حال، پراکندگی اسناد، نبود نظام مشخص برای طبقه بندی، عدم هماهنگی بین آرشیو کاغذی و دیجیتال و دشواری در بازیابی اطلاعات از جمله چالش هایی بود که در مدرسه مورد مطالعه مشاهده شد و انجام امور اجرایی را با مشکلاتی مواجه می کرد. بر همین اساس، هدف از اقدام پژوهی حاضر با رویکرد کیفی، پاسخ به این پرسش بود که چگونه می توان با طراحی نظام ساماندهی اسناد، نظم و دسترسی به آرشیو آموزشی و اجرایی مدرسه را بهبود بخشید.گردآوری اطلاعات از طریق مشاهده مستقیم، مصاحبه با کارکنان، استفاده از پرسشنامه و بررسی مستندات انجام گرفت. پس از تحلیل وضعیت موجود، راهکارهایی شامل استانداردسازی طبقه بندی اسناد، ایجاد فهرست دیجیتال متمرکز، ساماندهی نامه های اتوماسیون، هماهنگ سازی آرشیو کاغذی و دیجیتال و آموزش نیروی جایگزین طراحی و اجرا شد. یافته ها نشان داد که اجرای نظام ساماندهی اسناد موجب کاهش قابل توجه زمان جستجوی مدارک، افزایش سرعت دسترسی به اطلاعات، بهبود نظم آرشیو و افزایش رضایت کارکنان شده است و تحول چشمگیری در مدیریت امور اجرایی ایجاد کرد. در نهایت، پیشنهاد شد علاوه بر اجرای چنین نظام هایی در سطح مدارس، نظام آموزش و پرورش نیز به طراحی سامانه ای جامع برای مدیریت و ساماندهی اسناد مدارس توجه کند تا فرآیندهای آرشیوی به صورت یکپارچه و استاندارد در سطح کلان اجرا شود.

کلیدواژه ها:

واژگان کلیدی: اقدام پژوهی ، مدیریت اسناد مدرسه ، معاون اجرایی ، آرشیو آموزشی ، ساماندهی اسناد.