تحلیل آمادگی واحد کارپردازی شهرداری ورامین برای پیاده سازی سیستم های یکپارچه مدیریت فرایندهای اداری (BPM) در زمینه سوابق خدمتی واحکام غیر مالی پرسنل

واحد کارپردازی شهرداری ورامین به عنوان یکی از واحدهای کلیدی پشتیبانی اداری و مدیریت منابع انسانی، با حجم بالای فرایندهای تکراری مرتبط با سوابق خدمتی پرسنل و صدور احکام غیرمالی (مانند انواع مرخصی، ماموریت، تغییر سمت اداری و ارتقای رتبه غیرمالی) مواجه است که در حال حاضر عمدتا با روش های نیمه سنتی و ترکیبی از اتوماسیون اداری پایه و گردش کاغذی انجام می شود. این وضعیت منجر به طولانی شدن زمان پاسخگویی، پیگیری های مکرر، تاخیرهای ناشی از هماهنگی دستی و نارضایتی پرسنل و کارکنان واحد گردیده است. این مقاله با نگاهی عملی و واقع بینانه، وضعیت آمادگی واحد کارپردازی شهرداری ورامین برای پیاده سازی سیستم مدیریت فرایندهای کسب وکار (BPM) را بررسی کرده و نشان می دهد که این واحد با برخورداری از زیرساخت اتوماسیون اداری فعال، حمایت مثبت مدیریت، تقاضای واقعی پرسنل برای بهبود، حجم بالای فرایندهای تکراری و آمادگی متوسط رو به خوب، در موقعیت بسیار مناسبی برای موفقیت این پروژه قرار دارد. با رویکرد مرحله ای و کم ریسک (شروع از فرایندهای پرتکرار مانند مرخصی ساعتی، نقشه برداری سریع، آموزش همراه با اجرا، نمایش نتایج ملموس و گسترش تدریجی)، شهرداری ورامین می تواند طی ۱۲ تا ۲۴ ماه به دستاوردهای بزرگی دست یابد: کاهش چشمگیر زمان پاسخگویی تا بیش از ۷۰ درصد، حذف گردش کاغذی و مراجعه حضوری در اکثر احکام غیرمالی، افزایش شفافیت و رضایت پرسنل، آزاد شدن ظرفیت کارکنان برای کارهای ارزشمندتر، انتقال دانش سازمانی به سیستم پایدار و بهبود هماهنگی بین واحدها. این تحول نه تنها مشکلات روزمره واحد کارپردازی را حل می کند، بلکه الگویی موفق برای سایر واحدها و شهرداری های متوسط استان تهران و کشور ایجاد کرده و شهرداری ورامین را به عنوان یکی از پیشروهای تحول دیجیتال در مدیریت اداری معرفی می نماید.

کلیدواژه ها:

مدیریت فرایندهای کسب وکار (BPM) ، واحد کارپردازی ، شهرداری ورامین ، سوابق خدمتی ، احکام غیرمالی ، تحول دیجیتال اداری ، اتوماسیون فرایندها.