استانداردسازی فرآیندهای مکاتبات اداری برای کاهش زمان پاسخ گویی در شهرداری ها

در دهه های اخیر، افزایش حجم مکاتبات اداری و پیچیدگی فرآیندهای داخلی شهرداری ها، منجر به طولانی شدن زمان پاسخ گویی به درخواست ها و مطالبات شهروندان شده است. این موضوع نه تنها باعث کاهش رضایت مردم می شود، بلکه بهره وری سازمانی را نیز تحت تاثیر قرار می دهد. پژوهش حاضر با هدف بررسی و ارائه راهکارهای استانداردسازی فرآیندهای مکاتبات اداری در شهرداری های ایران انجام شده است. روش پژوهش، توصیفی-تحلیلی و مبتنی بر بررسی اسناد اداری، مصاحبه با کارکنان و تحلیل تجربیات نمونه های موفق داخلی و بین المللی است. یافته ها نشان می دهد که نبود استانداردهای مشخص، تفاوت رویه ها در واحدهای مختلف، عدم استفاده بهینه از فناوری اطلاعات و ضعف آموزش کارکنان از مهم ترین عوامل افزایش زمان پاسخ گویی در شهرداری هاست. بر اساس نتایج، تدوین و اجرای دستورالعمل های یکپارچه، طراحی سیستم های دیجیتال مدیریت مکاتبات، آموزش مستمر کارکنان و تعریف شاخص های ارزیابی عملکرد، به عنوان راهکارهای اصلی کاهش زمان پاسخ گویی مطرح شده اند. نتایج این پژوهش می تواند به مدیران شهرداری ها در بهبود کارایی و ارتقای رضایت شهروندان کمک کند و مسیر استانداردسازی مکاتبات اداری را هموار سازد.

کلیدواژه ها:

استانداردسازی مکاتبات اداری ، شهرداری های ایران ، کاهش زمان پاسخ گویی ، بهره وری سازمانی ، فناوری اطلاعات در مدیریت اداری