پیاده سازی نظام مدیریت هوشمند اسناد در شهرداری: راهکارها و چالش ها

با گسترش روزافزون فعالیت های شهرداری ها و افزایش حجم اسناد اداری، مدیریت سنتی اسناد با محدودیت هایی همچون کندی فرآیندها، دشواری دسترسی سریع به اطلاعات و احتمال خطای انسانی مواجه شده است. در این راستا، پیاده سازی نظام مدیریت هوشمند اسناد به عنوان یک راهکار نوین، می تواند کارایی، شفافیت و پاسخگویی سازمانی را بهبود بخشد. این پژوهش با هدف بررسی راهکارها و چالش های پیاده سازی مدیریت هوشمند اسناد در شهرداری ها انجام شد. روش تحقیق از نوع کیفی-تحلیلی بوده و داده ها از طریق مرور منابع علمی داخلی و خارجی، مقالات پژوهشی و مطالعات موردی جمع آوری شد. یافته ها نشان می دهد که فناوری های مبتنی بر هوش مصنوعی، پردازش زبان طبیعی و سامانه های ابری نقش کلیدی در بهبود دسته بندی، ذخیره سازی و بازیابی سریع اسناد دارند. همچنین، آموزش کارکنان، تدوین سیاست ها و دستورالعمل های سازمانی و مدیریت تغییر، از عوامل موفقیت این نظام هستند. با این حال، چالش هایی مانند مقاومت سازمانی، محدودیت های بودجه ای، مسائل امنیتی و دشواری همگام سازی با سیستم های سنتی می تواند اجرای موفق را تحت تاثیر قرار دهد. این پژوهش نشان می دهد که پیاده سازی مدیریت هوشمند اسناد، علاوه بر بهینه سازی فرآیندهای داخلی، موجب افزایش شفافیت، کاهش خطاهای اداری و ارتقای سطح رضایت شهروندان می شود. یافته ها می تواند به مدیران شهرداری ها و پژوهشگران حوزه مدیریت شهری در برنامه ریزی و اجرای پروژه های دیجیتال کمک کند.

کلیدواژه ها:

مدیریت هوشمند اسناد ، شهرداری ، هوش مصنوعی ، فناوری اطلاعات ، چالش های سازمانی