بهینه سازی گردش مکاتبات اداری در دبیرخانه شهرداری با استفاده از BPMN و سامانه دبیرخانه الکترونیک

در ساختارهای اداری شهرداری های ایران، گردش مکاتبات به عنوان یکی از فرآیندهای کلیدی، با چالش های متعددی نظیر پیچیدگی های ساختاری، تاخیرهای عملیاتی و ناکارآمدی های اطلاعاتی مواجه است که این مسائل را به مانعی جدی برای تحقق اهداف مدیریت شهری کارآمد تبدیل کرده است. این مقاله بر پایه بهره گیری از استاندارد بین المللی BPMN به عنوان ابزاری قدرتمند برای مدلسازی دقیق و بازطراحی جریان های کاری تمرکز دارد و نقش محوری سامانه های دبیرخانه الکترونیک را در اجرای عملی این مدل ها مورد کاوش قرار می دهد. با استناد به گزارش ملی ارزیابی دوره هفتم پایش دولت الکترونیکی سازمان فناوری اطلاعات ایران که از دی ماه ۱۳۹۹ تا تیرماه ۱۴۰۰ اجرا شده و نتایج آن در مقیاس ملی منتشر گردیده، و همچنین تجربیات عملی در کلان شهرهایی مانند تهران و اصفهان، روش شناسی ترکیبی شامل تحلیل جامع فرآیندهای موجود و شبیه سازی های پیشرفته بر پایه ابزارهای BPMS پیشنهاد می شود. این رویکرد، با تاکید بر ادغام فناوری های نوین، امکان شناسایی نقاط ضعف ساختاری و پیشنهاد راهکارهای بهینه سازی را فراهم می آورد. یافته های تحقیق حاکی از تحولی عمیق در کارایی عملیاتی، افزایش هماهنگی سازمانی و کاهش وابستگی به روش های سنتی است که این تغییرات را به عاملی کلیدی در ارتقای شفافیت و پاسخگویی اداری تبدیل می کند. بر اساس گزارش های سامانه فراگستر در سال ۱۴۰۲، اجرای چنین سامانه هایی در شهرداری تبریز منجر به یکپارچگی اطلاعات و خودکارسازی فرآیندهای مکاتباتی شده که این امر الگویی موفق برای سایر کلان شهرها ارائه می دهد. علاوه بر این، گزارش شاخص هوش مصنوعی ایران ۱۴۰۳، که توسط مرکز استراتژی و تحول هوش مصنوعی شریف تدوین شده، بر ارزش بازار هوش مصنوعی در کشور به میزان ۱۶۰۰ میلیارد تومان تا پایان سال جاری تاکید دارد و ادغام عناصر هوشمند در سامانه های دبیرخانه را به عنوان مسیری نوین برای تحول دیجیتال معرفی می کند. این چارچوب پیشنهادی نه تنها به بهینه سازی جریان های کاری کمک می رساند، بلکه در راستای تحقق دولت الکترونیک، توسعه اقتصاد شهری دیجیتال و مدیریت هوشمند شهری گام های موثری برمی دارد. با توجه به الزامات سند راهبردی دولت هوشمند که توسط مرکز ملی فضای مجازی منتشر شده، اتصال صددرصدی دستگاه ها به پنجره ملی خدمات تا سال ۱۴۰۴ و هوشمندسازی کامل خدمات تا ۱۴۰۷، این مدل به عنوان ابزاری عملی برای دستیابی به این اهداف عمل می کند. در نهایت، این تحقیق بر ضرورت بومی سازی مدل های BPMN با در نظرگیری مقررات اداری محلی تاکید دارد تا چالش های فرهنگی و فنی را به حداقل برساند و پایداری تحولات را تضمین نماید. کلمات کلیدی: BPMN، سامانه دبیرخانه الکترونیک، مدلسازی فرآیند، مدیریت شهری.

کلیدواژه ها:

مدلسازی فرآیند ، سامانه الکترونیک ، مدیریت مکاتبات ، تحول دیجیتال ، مدیریت شهری